¡Bienvenido a Google Apps!
Google Apps for Work es un servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News (Google Noticias ha cerrado en España), Play, Sites y Vault. Fue la creación de Rajen Sheth, un empleado de Google que posteriormente desarrolló las Chromebooks.
Google Apps for Work es gratis por 30 días y luego cuesta US$5 por cuenta de usuario al mes, o US$ 45-50 (aunque puede coseguir cupones) por usuario al año. Google Apps for Education y Google Apps para organizaciones sin fines de lucro son gratuitas y ofrecen la misma cantidad de almacenamiento que las cuentas de Google Apps for Work.
Además de las apps compartidas (Calendar, Docs, etc.), Google ofrece Google Apps Marketplace, una tienda de apps para los usuarios de Google Apps. Contiene diversas apps, tanto gratuitas como de pago, que pueden ser instaladas para personalizar la experiencia de Google Apps for Work para el usuario.
Veamos algunas ideas para trabajar y crear mejores equipos virtuales con esta suite de Google.
1. Simplificar la comunicación y el intercambio con una dirección de equipo.
¿Necesidad de compartir la misma información con los miembros del equipo en todo el mundo? Facilitar la comunicación mediante la creación de una lista de correo electrónico de grupos para su equipo. Entonces, en lugar de un correo electrónico a personas individualmente, usar una dirección de correo electrónico de grupo para enviar actualizaciones de estado y compartir recursos, tales como los calendarios de equipo y la unidad de documentos — con todos a la vez.
Ejemplos:
- Compartir documentos y recursos con todo el equipo, sin agregar direcciones de correo electrónico individuales.
- Administrar y cambiar los permisos de acceso para todos a la vez, en vez de cambiar para cada persona manualmente.
- Enviar actualizaciones de estado o recordatorios a los equipos de proyectos, departamentos, clientes y más, por lo que todas las personas son relevantes en la misma página.
- Si alguien deja el equipo, no hay necesidad de cazar todo lo que nunca ha compartido con él; quitar a esa persona del grupo, y por lo tanto ya no puede acceder a cualquier contenido compartido previamente.
Google Calendar, Google Drive, Google Groups
2. Proyecto y colaborar sin problemas en tiempo real en proyectos de equipo.
¿Trabajar en documentos, presentaciones u otros proyectos con su equipo virtual? No hay archivos de ida y vuelta de correo electrónico y lidiar con los múltiples accesorios. Usar Docs, láminas y diapositivas para editar simultáneamente en tiempo real, chat en archivos y obtener retroalimentación específica usando comentarios. Cambios para guardar automáticamente, por lo que los miembros del equipo siempre tienen acceso a las versiones más recientes.
Ejemplos:
- Obtener retroalimentación específica, con acciones concretas de su equipo en las propuestas, informes, presentaciones y mucho más para mejorar la calidad de su trabajo.
- Mantenga todos sus bosquejos en un solo archivo — cambios de actualización para todo el mundo en tiempo real. Ahora no necesita compartir un nuevo proyecto cada vez que edita su trabajo, y siempre todo el mundo tiene acceso a la versión más reciente.
- Asignar tareas a personas específicas en el contexto del documento.
- Mantener un registro en línea de cambios y comentarios.
- Volver a una versión anterior en caso de errores.
Google Docs
3. Celebrar reuniones con videos y eventos de Team Building con miembros del equipo remoto.
¿Queremos construir relaciones más fuertes con los empleados? Si trabaja en un equipo que se extiende en todo el mundo, es importante mantener a la gente conectada. Con los Hangouts, es fácil conocer a los miembros del equipo en todo el mundo, en cualquier tiempo – – todo desde un ordenador o dispositivo móvil. Únase a una reunión en video para generar ideas, trabajar en equipo en los proyectos, celebrar eventos de Team Building virtuales y más. Ahora, todo el mundo puede mantenerse en contacto sin necesidad de viajes o gastos y todavía obtendrá el beneficio del contacto cara a cara.
Si quiere discutir algo rápidamente, no tiene que esperar una respuesta de correo electrónico. Con Hangouts de Google, puede tener reuniones improvisadas en vídeo con alguien en el mundo en cualquier momento, desde su computadora, no es necesario programar el tiempo y encontrar una habitación.
Google Hangouts
4. Coordinar programas y planes del proyecto.
Puede ser difícil hacer un seguimiento de los proyectos de equipo y programas, especialmente con el cambio de plazos, adiciones de última hora y tareas múltiples con piezas móviles. Es mejor estar preparados para la organización del trabajo de su equipo y el seguimiento de la terminación en un dinámico plan de proyecto de las hojas de cálculo. Los miembros del equipo en todo el mundo pueden actualizar directamente su progreso en tiempo real, sin tener que tamizar a través de las actualizaciones de correo electrónico de todos. Con todo el mundo accediendo y actualizando el plan del proyecto en si mismo, es más fácil distribuir tareas y gestionar horarios cambiantes.
Ejemplos:
- Almacenamiento de guardar y mantener limpia su bandeja de entrada.Ya no hay necesidad de múltiples versiones o archivos adjuntos.
- Colaborar con los equipos, ya sea en el sitio o remoto.
- Siempre cualquier persona puede acceder a la programación más actualizada, sin importar dónde estén en el mundo.
- Ir en el check-in (registro) y en las versiones es una tranquilidad. Compartir su horario durante una reunión y alguien en la llamada puede actualizar en tiempo real.
- ¿Quiere conseguir un buen inicio en su plan de proyecto? Hacer una copia de esta plantilla del plan de proyecto.
Google Sheets
5. Manténgase organizado con los calendarios del equipo.
Cuando un equipo se extiende en todo el mundo y operan en diferentes zonas horarias, es un reto para organizar las fechas de reunión para los gustos de todos. Con Google Calendar, utilizar la capa de calendarios de los miembros de su equipo para ver cuándo cada uno está disponible. Incluso puede crear múltiples calendarios de equipo para hacer un seguimiento de reuniones, formaciones, vacaciones y mucho más. Ahora que sabe cuando las personas están libres, es fácil programar al equipo para reuniones o eventos.
Además de su propio calendario, puede crear otros calendarios para rastrear los horarios y gestionar proyectos. Por ejemplo, puede crear un calendario de equipo para realizar un seguimiento de la información, tales como los horarios de vacaciones de los miembros del equipo y las fechas de viaje de negocios. Con la disponibilidad de todos en un calendario, es fácil.
- Saber quién está en la oficina o si tiene alguna pregunta o necesita hablar con alguien.
- Plan de eventos y reuniones de todo el equipo.
- Asignar tareas y proyectos basados en la disponibilidad de las personas.
Google Calendar
6. Mantenga a todos en el circuito con anuncios al equipo.
¿Quiere comunicar un importante anuncio al equipo? ¿Busca una manera rápida para dar a todos una actualización a la vez? Notifique a sus compañeros de trabajo acerca de los cambios de horarios u otra información importante que utilizan los Grupos y el Calendario. Cree un grupo para todo el equipo, a continuación, y mantenga a todos informados y actualizados mediante el envío de invitaciones, notificaciones y recordatorios a la dirección de grupo.
Google Groups, Google Calendar
7. Almacenar, compartir, y por los equipos de acceso de recursos de cualquier parte del mundo
¿Quiere una manera fácil de almacenar de forma segura y compartir los recursos de su equipo? Guarde todos los archivos de su equipo en una carpeta en la unidad, y compartirlas al instante. Cuando alguien hace un cambio, la unidad muestra qué archivos han cambiado. Los miembros del equipo pueden acceder de forma segura a los archivos más recientes en cualquier dispositivo, en cualquier momento.
Google Drive
8. Crear un sitio de grupo para que los empleados puedan encontrar la información más reciente en un solo lugar
Hacer un seguimiento de los horarios del equipo, la información del proyecto, los recursos, y mucho más puede llevar mucho tiempo, especialmente si sus compañeros de trabajo se distribuyen en todo el mundo. Construir un sitios web donde todos los miembros de su organización, sin importar dónde se encuentren, puedan encontrar información de su equipo de contactos, las actualizaciones de los proyectos, los planes de trabajo, la garantía, y otros recursos en un solo lugar.
Google Sites
9. Formar a los miembros del equipo con las comunidades virtuales
Animar a los miembros del equipo con sede en diferentes lugares para mantenerse conectados mediante la creación de una comunidad de Google+. Ahora todo el mundo puede estar en red fácilmente entre sí, para compartir ideas de los proyectos, intercambiar ideas sobre las mejores prácticas, y crear un mayor sentido de comunidad.
Google+
10. Crear encuestas online para obtener feedback de rendimiento útil.
¿Buscando una forma valiosa de obtener información sobre los puntos fuertes y áreas de mejora después de un proyecto o para una revisión anual de los miembros de su equipo? Con los formularios, puede crear una encuesta en línea para que todos puedan conseguir feedback de rendimiento constructivo. Delinear áreas importantes de interés como rendimiento de trabajo, habilidades de comunicación, capacidad de colaboración y más. Con los resultados puede obtener, un plan de necesidades de formación y objetivos de desarrollo de cada miembro del equipo.
Google Forms
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