La Gestión de los Registros Empresariales (Records Management): Estudio Blibiotecas

Introducción

La administración de los registros es el campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros de una empresa u organización. Hay dos razones para mantener los registros no corrientes. En primer lugar es la de satisfacer las responsabilidades legales y fiduciarias de la organización por periodos específicos de tiempo, en segundo lugar es para conservar de forma permanente los registros que documentan la historia de la institución.

No todas las instituciones académicas o de investigación poseen un programa de gestión de registros. Esta encuesta fue una investigación sobre el estado de la gestión de los registros de las instituciones miembros de la ARL. La encuesta se distribuyó a las 123 bibliotecas miembros de la ARL en febrero del 2008. Sesenta y dos bibliotecas completaron la encuesta de una tasa de respuesta del 50%. De las 62, 41 (66%) cuentan con programas de gestión de los registros. Tres han tenido programas, pero ya no los tienen. Una de ellas se inició en un momento desconocido y terminó en 1993, una la tuvo durante sólo cinco años, entre 1991 y 1996, terminó en el 2003 después de treinta y ocho años de operación.

En la mayoría de las instituciones que respondieron (25 o el 61%), los registros de las funciones de la gestión se encuentran en una unidad de la colección. Se trata de la responsabilidad de las colecciones especiales en doce instituciones (29%), unidades de archivos que forman parte del sistema de biblioteca, pero no forma parte de la biblioteca o el departamento de colecciones especiales en cinco casos (12%), y otra unidad de la colección o departamento en 10 casos (24%).

La administración de los registros es la responsabilidad de una unidad de archivos que no forma parte del sistema de bibliotecas de cada cinco casos (12%) y de alguna otra unidad no de la biblioteca o departamento en 11 casos (27%). Treinta y cinco encuestados reportó al año, del programa de gestión cuando comenzaron los registros. Cuatro comenzó en la década de 1960, la primera en 1962 en una unidad de la no colección de archivos. En cada década, ya que, entre siete y nueve nuevos programas que sean han comenzado, sobre todo en las unidades de la colección. La más reciente comenzó en el 2007 y los informes de las unidades que no de la colección, en la Secretaría de la Universidad. El porcentaje de los departamentos que participan en las gamas del programa de la gestión de los registros a partir de un mínimo del 2% a un máximo del 100% con una media de 53,11% y una mediana de 50%.

Los encuestados de las instituciones en la gestión de documentos no es responsabilidad de una unidad de la colección se pidió a la conclusión de la encuesta en este momento. Los 25 participantes restantes completaron el resto de la encuesta.

Dotación de personal

Los dieciséis encuestados (64%) señalan que existe un administrador de registros profesionales (Records Manager), responsable de su programa de la gestión de los registros. En una institución, las posiciones son dos, Archivero Asociado y Registrador Electrónico de Archivero, comparten esta responsabilidad. El tiempo dedicado a las tareas de la gestión de los registros de las personas en esta situación oscila desde un mínimo del 10% (un individuo, Jefe de la Universidad de Archivo y Gestión de los registros) a un máximo del 100% (ocho individuos con títulos como Records Manager, Funcionario de Registros, Documentalista, o Archivero Coordinador de registros).

Las posiciones que gastan menos de la mitad de su tiempo en tareas de gestión de los documentos son en su mayoría designados como Archiveros. En general, el porcentaje medio de tiempo es del 70,6% y la mediana es del 95%.

Dieciocho de los encuestados (72%) reportaron un total de 27 funcionarios profesionales. En diez casos se trataba además de un administrador de registros, en ocho fueron en lugar de un Administrador de Registros. La mayoría de estas posiciones son los Archiveros. El tiempo dedicado a tareas de gestión de registros de los individuos en estos rangos de posiciones desde un mínimo del 1% a un máximo del 100%, aunque sólo siete personas pasan más del 50% de su tiempo en estas actividades. El porcentaje medio de tiempo es del 37,5% y la mediana es del 25%.

Doce programas (48%) tienen un total de personal de apoyo de 17. Los títulos reportados incluyen Archivos y Registros, Asistente de Archivos, Documentos inactivos, Gerente del Centro, registros institucionales Adjuntos, Gerente de Oficina, Archivero de proyectos, administración de registros de Especialista, Asistente de Servicios de Documentos, Registros Asistente Técnico, Asistente de referencia, y Asociado a la Biblioteca Principal. El tiempo dedicado por las personas en estas posiciones en los registros de las tareas de administración oscila entre un mínimo del 1% a un máximo del 100% (8 de personal de apoyo entre 17). La media es de 60,7% y la mediana es de 75%.

A doce programas (48%) han asistido los estudiantes, entre ellos tres que no tienen personal de apoyo. El tiempo dedicado a tareas de gestión de los registros por los 24 individuos en estos rangos de posiciones desde un mínimo del 0,1% a un máximo del 100% con una media de 34,8% y una mediana del 20%.

Tres encuestados (12%) informaron de personal profesional adicional que no se ajustaba a las exigencias de su puestos de trabajo. Sus títulos y porcentaje de tiempo dedicado a la gestión de documentos son los siguientes: Decano Asociado de las Colecciones Especiales y División de Programas Digital (representa a la Universidad en la Comisión State Records) (1%); Gerente de Recursos de Apoyo (25%) y Archivero de Servicios de Documentos (75%).

La mayoría de los programas de gestión de expedientes (12 de 22 o 55%) informan a sus superiores, de los archivos. Cuatro informan al jefe de colecciones especiales de los archivos, cinco informan a una posición AUL, y uno informa al bibliotecario de la Universidad.

Presupuesto

Sólo cuatro de los 25 encuestados (16%) tienen un presupuesto independiente, designado de funcionamiento de la administración de registros. El resto (84%) están cubiertos por un presupuesto de funcionamiento general. De los cuatro, con un presupuesto separado, uno de los fondos es parte del presupuesto de la unidad de administración, uno es parte del presupuesto de la institución más amplia, y dos obtienen su financiación tanto de la institución como de los presupuestos de la unidad administradora. Dieciocho de los encuestados (72%) indicaron que todos los gastos están cubiertos por su presupuesto. Dos (8%) también cobran por los servicios.

En una institución, cada departamento cubre sus propios gastos. Otras respuestas indican que una combinación de estrategias es utilizado para cubrir los costos.

Siete entrevistados (28%) con las tarifas de los servicios descritos, incluyendo: gastos de las cajas, los gastos de recogida, los gastos de embalaje y el inventario si los departamentos no son capaces de hacerlo, tarifa por hora para los servicios y los gastos de almacenaje, recuperación, destrucción , y gastos HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Las unidades también pueden estar obligadas a utilizar proveedores preferidos y son responsables para los cargos incurridos.

Registros de Servicios de Gestión

Los programas de redes manejan una variedad de tipos de registros. De las 25 instituciones que respondieron, todos los miembros directivos de texto (legibles a simple vista), 22 (88%), gestión de material gráfico (imágenes legibles a simple vista, dibujos, mapas, fotografías, planos arquitectónicos, etc), 19 (76%) la gestión de audio- materiales visuales (grabaciones sonoras, películas, etc, requiere un dispositivo que no sea un ordenador para acceder) y 18 (72%), gestión de registros electrónicos (medio que requiere un ordenador para acceder). Además, dos tienen errores con el tratamiento de datos y uno tiene los disquetes en los registros de miembros no permanentes.

Se preguntó si el programa de administración de registros u otra unidad proporciona una lista de servicios de gestión de registros. En la mayoría de los casos, el programa de administración de registros prepara documentos de política y procedimiento (85%), los envíos procedentes del departamento de personal en los procedimientos adecuados de gestión de documentos (85%), transferencias de archivos permanentes a los archivos (76%), prepara programas de retención de registros (68% ), recoge los materiales originarios de los departamentos (56%), los registros de las librerías (56%), y recupera los registros de almacenamiento (56%). Sólo tres o cuatro encuestados no ofrecen estos servicios, recoge los materiales originarios de los departamentos (56%), los Registros de las Tiendas de texto (56%).

Los programas de administración de registros son algo más propensos a almacenar materiales gráficos (13 casos frente a 9), responder a las preguntas de referencia de los registros de almacenamiento (13 casos frente a 8), y almacenan materiales audio-visuales (12 frente a 8 casos). La responsabilidad de la preparación de las listas de contenido se divide casi por igual entre el programa de gestión de documentos y otra unidad (13 vs 14 casos).

Otra unidad con más frecuencia se encarga de almacenar los registros electrónicos (64%), los registros de la destrucción al final de su período de retención (60%), la entrega de registros recuperados en el departamento de origen (48%), el almacenamiento de otros formatos de registro (44%), y la conversión de los registros permanentes para dar formato a la conservación (40%). Once encuestados (44%) señalan que deshacerse de documentos al final de sus planes de retención no es un servicio ofrecido, trece (52%) señalan que actualizan el formato de los registros permanentes que no se ofrece.

A todo el personal de las instituciones que respondieron en el departamento de origen tienen la responsabilidad de crear las listas de contenido en un cierto nivel. Las listas son más a menudo posibles en el nivel de la caja (23 encuestados) y en el nivel de carpeta (22 encuestados). Los departamentos de origen realizan esta tarea en 20 casos (91%), mientras que la administración de registros del personal del programa son responsables en 11 casos (50%).

Doce encuestados crean listas de contenidos a nivel de artículo. Cuatro encuestados realizan informes, hacen listas de contenido en algún otro nivel, por ejemplo, el nivel del documento para los registros electrónicos, el nivel de adhesión, y el nivel de la serie. Uno de los encuestados informó de que cada departamento mantiene su propio registro de mantenimiento del sistema y los niveles varían de un departamento a otro.

Decisiones de política

Las decisiones políticas se toman a muchos niveles y puede incluir un número de individuos. En algunos casos, los registros de las comisiones estatales o el estado de los archivos ya sea individualmente o conjuntamente, podrán establecer programas de retención de registros de las instituciones de educación superior. En otros, puede haber políticas en todo el estado a través de la acción de un consejo estatal de regentes.

A nivel universitario, las decisiones de política se pueden hacer por los comités de gestión de registros o por la persona a cargo del programa de gestión de los registros. Los programas de retención puede ser creados por el individuo a cargo del programa de la gestión de los registros, a menudo con la participación de originarios en las divisiones u oficinas y el decano apropiado o vicepresidente, así como con la colaboración de la Universidad. En algunos casos, una política de retención de registros deberá ser aprobada por la Comisión Estatal de los Registros. Los cambios en los programas de retención en todo el Estado se pueden sugerir a la Comisión Estatal de los Registros. Otros mencionados por los encuestados, como involucrados en planes de conservación, incluyen la persona designada por el presidente, el oficial de registros en cada departamento, y el jefe de la oficina de la creación de los registros.

Estudio de Clark E. Center, Jr.
Curator, W.S. Hoole Special Collections Library
University of Alabama
www.arl.org

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