Gestión de los Registros (Records Management) (II)

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental... de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el "records management" se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el "records management" y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el "records management" ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management".

En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

Dicho esto, vamos a seguir con el tema comenzado en el anterior post:  Gestion de Registros (Records Management) (I)

Pasos hacia la buena gestión de documentos

¿Quién debe participar?

Uno de sus principales tareas como gestor de documentos es el de identificar las principales partes interesadas que tienen que ser persuadidos de la necesidad y beneficios de su función. Hay maneras formales de hacer esto.

Le sugerimos realizar un análisis de los interesados y sus actitudes probables en su trabajo. El Proyecto Infokit Mangement ofrece un modelo para el análisis. Sigue el enlace para ver una completa plantilla de análisis de los interesados.

Hay dos grupos que necesitan ser convencidos por encima de todos los demás. Los altos directivos tienen más probabilidades de quedar impresionados por los argumentos sobre la eficiencia, el cumplimiento y los costos. Sus otros compañeros son más propensos a ser persuadidos por demostraciones prácticas de sus actividades, hacen una diferencia en la situación laboral, incluso si hay algunos problemas a corto plazo.

Altos Directivos

Una vez que la necesidad de la gestión de documentos se reconoce en la alta dirección, las instituciones tienen que seguir los siguientes pasos:

• Reconocer la administración de registros como una responsabilidad de las empresas importantes y darle el adecuado nivel de prioridad y autoridad
• Asignar la línea general de responsabilidad de la gestión de registros a un alto miembro del equipo directivo
• Comisionar una auditoría de gestión de registros existentes y estructurarla dentro de la institución (una Auditoría de la Información). Esto puede implicar el uso de consultores externos a menos que las habilidades ya existentes estén dentro de la institución.
• Desarrollar una información y administración de Registros de Estrategia para la institución que garantice la existencia de un enfoque integrado de la gestión de registros, protección de datos y otras funciones de la gestión de la información y los procedimientos. Por otra parte, garantizar una relación estrecha práctica entre ellas. En algunos casos la gestión de documentos será visto como parte de una más amplia estrategia de la gestión de la información.
• Nombrar o entrenar a una persona, a su vez la estrategia, en las políticas detalladas para la institución y darles la antigüedad suficiente para ser creíbles en toda la institución. Muchas de las Universidades más antiguas y más grandes han desarrollado la función de administración de registros de sus unidades de archivo histórico, pero en la mayoría de los casos, estos ahora siguen diferentes líneas de información. En Formación Superior y pequeñas instituciones de educación superior el papel tiende a agregarse a las de la protección de datos; la persona responsable de Gestión de Sistemas de Información o el Colegio de Bibliotecarios.

Un aprobado registro de Política Institucional de Gestión

Este es un primer paso necesario. Su propósito en cualquier institución política, para garantizar el mayor nivel posible de apoyo para el proceso de la gestión de registros. Idealmente debe ser aprobado por la Junta de Gobierno (o su equivalente) y debe ser apoyado activamente por el alto ejecutivo. Debe ser breve y limitarse a señalar los principios en vez de los detalles.


Un ejemplo, los registros de administración de directivas que se incluye aquí. Este puede ser descargado y utilizado como modelo para su propia institución.

Este es el documento clave institucional para que cualquier administrador de registros siempre pueda consultar la política tal como se acordó, si su función o autoridad es cuestionada.

Los administradores de registros

Los registros de la institución Manager es un ideal plenamente capacitados y con experiencia profesional. En la práctica, sobre todo en las pequeñas instituciones y colegios de Formación Superior, es poco probable. El trabajo es más probable que sea realizado por alguien que tiene una función de TI, MIS, o de protección de datos. Como parte del desarrollo profesional continuo, sería razonable esperar que la institución apoye a la persona a través de los eventos de capacitación y los cursos necesarios. El mayor peligro es la suposición de que la experiencia previa es suficiente para hacer frente a toda la situación sin pensarlo mucho. En concreto, alguien de un fondo de TI puede tener la tentación de suponer que no es una solución de TI más amplia con la situación. ¡Ojalá fuera tan fácil ...!

El Administrador de Documentos es responsable de la elaboración de una guía para las buenas prácticas en la gestión de registros y asegurar el cumplimiento con la política general. La orientación debe hacer frente a:

1. La creación de registros
2. Presentación de los sistemas de clasificación
3. Retención de las Listas
4. Almacenamiento y Mantenimiento de Registros
5. La disposición final de los registros: - Archivo histórico o destrucción. También debe ser responsable de mantener la pista de auditoría de todos los registros destruidos.
6. Los códigos de prácticas y la legislación

Todo el personal

Impactos FOI (Freedom of information-La libertad de Información) en todo el personal dentro de una organización: todo el mundo que:

• Sea consciente del papel que debe desempeñar para garantizar el cumplimiento de las libertad de información y los hechos de Protección de Datos.
• Tenga en cuenta que después de 2005 (estamos hablando del Reino Unido) el público puede ver un gran número de los registros creados. Revisar periódicamente y disponer de los archivos, incluidos correos electrónicos, de acuerdo con las normas de conservación.
• Mantenga un registro preciso de las actividades

El Departamento de Asuntos Constitucionales ha producido uno nuevo: capacitación de guías, que, aunque principalmente está dirigido para la capacitación del personal para la Libertad de Información,  usted lo encontrará muy útil en un contexto más amplio. Es amplio y largo por lo tanto.

Otra pequeña guía también ha sido producida por JISC que se puede encontrar en la CSAC. 

La Comisión de Auditoría de la Información

La buena gestión de los registros puede ser visto como un proceso cíclico pasando por cinco fases distintivas. El resto de este Artículo trabajará a través de cada uno de estos pasos, y sugieren otras fuentes de información en su caso.

La auditoría de la información contiene dos elementos interrelacionados que son de importancia si los beneficios de un programa de administración de registros se han de realizar:

• El análisis de los procesos de negocio y sistemas que en la actualidad crean y utilizan la información en la institución.
• La auditoría de la información contenida en la propia

En el primer caso lo que el programa está tratando de establecer es la ruta por la cual la información pasa a través de un proceso de negocio, que lo crea, que lo modifica, que lo necesita, y que se ocupa de su almacenamiento y disposición. Esta parte del programa se describe mejor como un Proceso de Revisión.

Si es posible la persona que realiza la auditoría intentará hacer frente a los dos elementos en una sola pasada. Sin embargo, en algunos procesos y en algunas grandes organizaciones esto no será posible y los dos elementos tendrán que llevarse a cabo por separado.

La metodología más desarrollada es el programa DIRKS  de los Archivos Nacionales de Australia. Este es un proceso de ocho pasos para mejorar el mantenimiento de registros y las prácticas de gestión de la información, e incluye recomendaciones para el diseño e implementación de nuevos sistemas a través de los organismos del gobierno australiano.

La escala de esto es tanto más grande y más elaborada, que sería conveniente en la mayoría de las instituciones educativas, pero la experiencia y la práctica que representa se ha reducido con éxito para satisfacer las necesidades de los colegios del Reino Unido. Hay ejemplos en el Reino Unido.

• Un marco institucional flexible para la administración de registros, Proyecto (AFFIRM).
• El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de documentos en el FE (Educación Complementaria), John Wheatley College.
• Universidad de West of England Proyecto CSAC de la administración de registros.
• CSAC, proyecto de inscripción de gestión de Warwick - CSAC Documentos de Gestión de Proyectos.

Estas fueron parte de una iniciativa de gestión de los principales registros CSAC que tuvo lugar en una variedad de FE y de las instituciones de ES (Educación Superior) durante el año 2003, algunos de los cuales miraba áreas particulares de conservación de registros de expedientes de los estudiantes, tomándolo como ejemplo, y registros de recursos humanos. La lista completa y los enlaces se puede encontrar en - Apoyo a la administración de registros institucionales.

Le recomendamos que eche un vistazo a algunas de estas como parte de su trabajo de preparación previa. Todos son prácticos y tratan tanto los triunfos, como las dificultades de los registros de auditoría y de gestión.

¿Qué hay en un nombre?

La Comisión de Auditoría de la información también se conoce como un estudio de Registros y de Información, y en publicaciones anteriores se puede referir como un censo de los Registros.

Cualquiera que sea el título, el objetivo es un estudio exhaustivo de todos los registros creados o retenidos por la institución.

"Auditoría" es una palabra que tiende a ser intimidante, ya que se suele asociar con la auditoría financiera anual. La auditoría de la información puede producir la información financiera, pero no es su propósito principal.

Una auditoría de la información debe abarcar a todos los medios de comunicación: - papel, microfichas y sistemas electrónicos.

En alguna guía se hace una distinción entre una encuesta de información que se ocupa sólo del procesamiento de la información y los registros actuales, y una encuesta de Registros, se ocupa de los semi-actuales y "viejos" registros. Por las razones expuestas en la sección de Ciclo de Vida de la Información esto es poco probable que sea una distinción práctica útil, y no es una distinción jurídica válida.

¿Por qué una Auditoría de la Información?

La Comisión de Auditoría de la Información ofrece una evaluación objetiva de las prácticas de mantenimiento de los registros de la institución, y la forma en que en realidad es la información utilizada. Es el primer paso y más importante hacia conseguir el control de los registros y la información que contienen. Es un proceso largo y laborioso, pero es probable que produzca ideas sobre muchos aspectos de la empresa (incluidos habrá quien prefiera mantenerlos ocultos).

• Es probable resaltar que existe una duplicación innecesaria de los registros
• Es probable que indiquen que los procesos de negocio pueden ser optimizados para una administración más eficiente
• Es probable que aparezcan en los registro si se mantienen demasiado tiempo
• Es probable seleccionar 'feudos' de archivador, donde la información se trata como un activo personal para ser compartida de mala gana y no como un recurso para ser compartido por todos, según sea necesario
• Es probable destacar lo que realmente debe ser confidencial y lo que no
• Es probable que muestre donde puede haber ahorro de costes

La metodología y la razón de ser es muy similar a la realización de un proceso de revisión. Información más detallada se puede encontrar en el Proceso de Revisión Infokit.

Por último, es un claro ejemplo de la práctica de una gestión racional y buena, y un elemento importante del buen gobierno corporativo.

Por dónde empezar

El enfoque necesario para el éxito de la auditoría dependerá del tamaño y la estructura de la institución. Un gran multi-sitio, en la Universidad múltiples con una estructura de gestión descentralizada se requiere un enfoque diferente que la de un colegio pequeño con una estructura apretada, la gestión de control centralizado. Esto no es sólo una cuestión de escala, pero es una diferencia fundamental en la manera en que cada uno va en su negocio diario.

Sin embargo, en ambos casos una sola persona o un equipo muy pequeño se hará responsable de la tarea. En un mundo ideal, esa persona será un profesional capacitado Records Manager, pero la más pequeña es la institución más probable donde será una tarea añadida a un papel actual como oficial de datos de dirección de TI, protección, información oficial de información profesional o de gestión.
Cualquiera que sea el punto de partida, la auditoría debe ser previamente planificada cuidadosamente.

Esto debe incluir:

• Un claro compromiso y el apoyo de la alta dirección
• Una lista clara de los objetivos
• Una estrategia de comunicación
• Recogida y tratamiento de los datos recogidos
• Diseño y realización de formas

Compromiso de la Alta Dirección

Bastante se ha dicho en los pasos anteriores hacia la buena gestión de registros para indicar que, sin compromiso de la dirección superior de la auditoría es probable que falle. En el mejor de los casos será incompleta. Las únicas razones para llevar a cabo una auditoría parcial son:

• Para demostrar a la alta dirección que hay algunas "victorias rápidas", que tienen beneficios inmediatos y tangibles. Esto es parte del proceso de persuasión. El éxito aquí se basa en una cuidadosa selección del área a ser auditada.
• Una prueba preliminar del costo indicativo / necesidades de recursos de una auditoría a gran escala.
• Un ejercicio de entrenamiento para quienes participan en auditorías más grandes.

Le recomendamos que vea la auditoría como un proyecto y el uso de un enfoque estructurado para la consecución de los objetivos previstos. La Gestión de Proyectos Infokit da consejos sobre cómo lograr esto.

Objetivos de la Auditoría de Información

La auditoría de la información tiene una serie de objetivos específicos. Estas se pueden dividir en objetivos inmediatos, a corto plazo y largo plazo.

Inmediato

• Un informe provisional sobre la situación actual, que no sea crítico y permita a los propietarios del proceso para confirmar, modificar o refutar sus conclusiones preliminares. Se trata de una información general, cuyos resultados darán forma a la manera de ir sobre los detalles de la auditoría. En muchos casos estos serán acompañados de mapas de procesos que le permiten volver a sus informantes y decir, 'esto es lo que creo que sucede en su área, ¿es correcto? Esta es probablemente la etapa vital para lograr un dispuesto buy-in de sus colegas. Es también un elemento importante en una estrategia de comunicación.

A corto plazo

• Para establecer la forma de la estructura organizativa
• Para identificar qué funciones crear en los registros de la empresa
• Para determinar lo que estos registros se utilizan para
• Para identificar donde se mantienen y por quién
• Para determinar cuánto tiempo se mantienen y cuánto tiempo debe mantenerse
• Para identificar quién debe usarlos ahora, y que lo puedan necesitar en el futuro si el poseedor del registro actual deja a la institución, o si la estructura de la organización en sí realiza cambios.
• Para identificar los sistemas heredados y los registros que puedan ser interrumpidos
• Para identificar los registros vitales, que es el pequeño núcleo de registros que son necesarios para el diario de la institución de negocios y las obligaciones legales. Es vital que estos registros sean accesibles si  los desastres ocurren.

A largo plazo

• Desarrollo del almacenamiento de archivos y recuperación económica
• Mejora de los sistemas de gestión de registros
• Desarrollo de procesos de mejora del flujo de trabajo
• Desarrollo de programas de retención (también conocido como programas de eliminación)

En la práctica, en casi todos los casos es a corto plazo y determinará el enfoque y las prioridades.

La Comisión de Auditoría de la información - Un aviso de la Salud

No hay un solo enfoque o metodología teórica que garantice el éxito en la auditoría de la información. En un mundo ideal sería un proceso en curso, constantemente actualizado a través del tiempo. Esto evitaría que el personal y los sistemas vuelvan a caer en las maneras fáciles. La experiencia práctica sugiere que una repetición de período fijo del ejercicio, por ejemplo, cada 2-3 años, es necesario para mantener todo en marcha y para acomodar los cambios en la organización, los procesos de negocio y de personal.

Siempre hay una posibilidad de que usted encuentre algo que va en contra, no sólo en la política de acuerdo de la gestión de lo registros, pero es fundamentalmente en contra de la política institucional o es simplemente ilegal. El consejo general aquí es inútil porque las circunstancias serán específicas y no es probable que sean opciones éticas a realizar. Desde un punto de vista puramente de autodefensa de vista, es vital que usted no caiga en cualquier encubrimiento, no importa cuán importante es el delincuente, ya que saldrá a la luz. En un régimen de libertad de información que será más pronto que tarde y que será castigado como accesorio (la persona que sabía pero no hizo nada).

Es más probable que usted hará sus recomendaciones, pero por diversas razones, algunas buenas, algunas nada malas, así tiene que suceder. ¿Cómo hacer frente a esto? Es posible saltar arriba y abajo y, aunque es posible ganar la batalla inmediata, es probable que tenga oposición de crear esta táctica y la resistencia a sus propuestas. Records Management es un juego largo, y la experiencia es que la mayoría de los problemas vienen por ahí, otra vez en el tiempo. Tener un análisis ya hecho es la solución a la situación. Los éxitos son su tarjeta de crédito acumulado. Razonabilidad y asesoramiento imparcial, junto con la competencia profesional por lo general significa que con el tiempo se le de confianza para llegar a la mejor solución para todos.

Vale la pena llevar a cabo una evaluación del riesgo en el inicio del proceso. La Gestión de Riesgos de Infokit cubre esto y proporciona un modelo para evaluar el riesgo.

Un enfoque más rígido o teórico es probable que sea contraproducente, por tres razones:

• Es probable que los registros importantes se perdieran o infravaloraran su importancia, ya que no encajan en el programa pre-existente.
• Habrá una tendencia a "esconder" la desordenada o inconveniente. Desde el punto de vista de los objetivos planteados esto se auto-derrota.
• Incluso si la política es más implícita que explícita casi siempre es perceptible para los de primera línea. Esto limitará la voluntad de cooperación. Agendas ocultas crean reservas y el miedo. Es vital tener la "confianza" del personal.

Por encima de todo, es una cuestión de personas. Es vital que todo aquel que se encarga de llevar a cabo la auditoría se comunique con sus colegas, y los lleve, junto con los objetivos. El enfoque debería hacer hincapié en la "zanahoria" en lugar del "garrote". Si es posible una "victoria rápida" identificando lo que hace una diferencia demostrable para trabajar situaciones que se producen de cooperación, que ninguna cantidad de la teoría de la multa o exhortación.

El enfoque debe ser lo más abierto posible, que sea compatible con el logro de los objetivos expuestos en la sección de Por dónde empezar.

La relación entre la política y Auditoría

A través del tiempo la Comisión de Auditoría y las prácticas de destrucción deben alimentar de nuevo en las prácticas de la institución de la gestión de registros y producir modificaciones. Si es necesario estas pueden a su vez retroalimentan la política institucional.

Los  Mercados Online de Envato: ebooks, tutoriales, vídeos, cursos, temas para WordPress y App

Artículos relacionados:

• Gestion de Registros (Records Management) (I) 
• Gestion de los Registros (Records Management) (III) 
• Gestión de los Registros (Records Management) (IV)