El término ERP es utilizado para referirse acerca de cómo las grandes organizaciones de tipo industrial preveen utilizar los recursos de la organización en todo lo ancho. Hoy el ERP se utiliza en casi cualquier tipo de organización, no importa si son pequeñas o grandes, o lo que la industria fabrica ¿Cómo sabemos qué sistema de software puede ser considerado ERP? En primer lugar, debe ofrecer una organización con funcionalidad por lo menos dos o más sistemas.
Sin embargo, muchos de los actuales sistemas de ERP pueden cubrir más de dos funciones e integrarlas en una base de datos unificada. Los Recursos Humanos, la Gestión de la Cadena de Suministro, la Gestión de Relaciones con el Cliente, las funciones financieras, de fabricación y funciones de gestión de almacenes se pueden encontrar en las empresas modernas bajo un mismo techo - el sistema ERP.
La clave de la ERP es la integración. Su objetivo principal es integrar datos y procesos de todas las áreas de la organización y procurar la unificación de ella, para proporcionar la facilidad de acceso y un flujo de trabajo eficiente. Los sistemas ERP suelen lograrlo a través de una única base de datos que emplea varios módulos de software.
La configuración ideal es entonces tener un sistema ERP para toda una organización, pero las organizaciones que son muy grandes han sabido crear un sistema de ERP y luego agregar las interfaces externas de sistemas autónomos que se consideren más potentes o capaces de satisfacer las necesidades de la organización en una mejor manera.
El sistema ideal de ERP
El sistema ideal de ERP tendría una base de datos única para todas las áreas de la empresa y contienen todos los datos para los módulos de software, tales como:
- De gestión de flujo de trabajo, control de calidad, listas de materiales, proceso de fabricación, ingeniería, etc.
- Cuentas (pagar y por cobrar), contabilidad general y tesorería, activos fijos.
- Formación, nómina, tiempos y asistencia, beneficios.
- Compras, inventario, la programación de los proveedores, procesamiento de reclamaciones, entrada de pedidos, planificación de la cadena de suministro.
- Gestión de la actividad, tiempos y gastos, facturación, cálculo de costos.
- Llamar al Centro de soporte (Call Center), servicios, comisiones, contacto con el cliente, ventas y marketing.
Antes de que los sistemas ERP aparecieran, en la mayoría de las organizaciones en cada departamento tenían su propio sistema operativo, datos y base de datos. El problema era que muchos de esos sistemas no eran capaces de comunicarse entre sí, por lo que, por ejemplo, los estados financieros de una empresa hubieran estado en un ordenador independiente que el de la información de recursos humanos, lo que complica el tratamiento de ciertas funciones.
Cuando una empresa establece un sistema de ERP, todos los aspectos de la organización pueden trabajar en armonía. Como resultado, la organización cuenta con una mayor productividad y así menos tipos diferentes de software usarán.
Implementación de un Sistema ERP
Implementar un sistema ERP no es una tarea fácil. Se requiere planificación y consultoría. El plazo para la aplicación de un ERP puede variar entre 3 meses y un año más o menos.
Los sistemas ERP son extraordinariamente amplios en su alcance y pueden ser extremadamente complejos para muchas organizaciones. Por ejemplo, los cambios en las prácticas del personal y el trabajo podrían ser necesarios. Es recomendable (y más rentable) utilizar consultores de ERP especializados y de aplicación no sólo a los "in-house" sino al personal de TI.
La propiedad del proyecto en los rasgos más importantes una organización debe tener en la aplicación de un sistema ERP. Tantos cambios tienen lugar y que tienen un efecto similar en casi todos los individuos en la organización, así que es importante para asegurarse de que todo el mundo está a bordo y ayudará a que el nuevo sistema ERP sea un éxito.
Las organizaciones pueden implementar su sistema ERP personalizado con los proveedores de ERP o de compañías de consultoría. Tres tipos de servicios profesionales son necesarios en la aplicación de un sistema ERP: Consultoría, personalización y soporte técnico.
Consultoría: responsable de las etapas iniciales de implementación de ERP, la formación, el flujo de trabajo, etc.
Personalización: extender el uso del nuevo sistema de ERP o cambiar su uso en la creación de interfaces personalizadas y / o código de la aplicación subyacente. Hay cosas que todavía tienen que ser construidas o adaptadas para las necesidades específicas de una organización.
Soporte: El soporte técnico y mantenimiento de los sistemas ERP.
Ventajas de los sistemas ERP
Hay muchas ventajas por la implementación de un sistema ERP:
- Es totalmente integrado.
- Tiene la capacidad de racionalizar los diferentes procesos y flujos de trabajo.
- Es fácil compartir los datos a través de los diversos departamentos de una organización.
- Mejora la eficiencia y los niveles de productividad.
- Se proporciona un mejor seguimiento y la predicción.
- Sus costos son menores.
- Proporciona servicio al cliente.
Las ventajas del ERP superan a los inconvenientes, pero aquí están algunos de los obstáculos más comunes que experimentan las organizaciones:
- La falta de conocimientos y la inexperiencia en la fuerza de trabajo puede retrasar su adaptación al nuevo sistema.
- La personalización puede ser limitada.
- La organización podría tener que rediseñar algunos procesos de negocio.
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