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viernes, 30 de noviembre de 2012

Escribir Grandes Notas de Prensa Online

Creación de un comunicado de prensa en línea

Como todos sabemos, la forma de mirar la información ha cambiado. El proceso ahora es una rápida búsqueda en Internet para encontrar los enlaces, el contenido, las referencias y las discusiones que llaman la atención de la persona que busca. Y hay un montón de información por ahí.


Un comunicado de prensa en línea puede ayudar a hacer las dos cosas:
  • Las personas que buscan sus productos y servicios de negocios.
  • Los motores de búsqueda que encuentran su contenido y llevarlo a esas personas.

Los componentes básicos son:

• Encabezado
• Resumen
• Fecha y Lead
• Cuerpo
• Declaración del texto modelo
• Información de contacto

Antes de escribir su comunicado: una lista de hacer y no hacer

El hacer

Los siguientes consejos le ayudarán a escribir un comunicado de profesionales, noticias concisas y poderosas.

Principio Fuerte: Sólo tiene unos segundos para captar la atención de sus lectores, por lo que desea capturar con una abertura fuerte. El título, el resumen y el primer párrafo debería aclarar sus noticias.
El resto de su liberación debe proporcionar el detalle.

Identificar usted mismo: Si su comunicado no identifica la fuente de la información dentro de los primeros párrafos, se puedan perder el valor promocional de su liberación que puede proporcionar.

Escribir profesionalmente: Si su comunicado de prensa contiene exageraciones, argot, excesivos puntos de exclamación o de algún otro común, las posibilidades de errores van a ser vistos como un anuncio en lugar de un comunicado de prensa, lo que puede perjudicar la credibilidad. O peor aún, un medio de comunicación puede recoger su liberación y publicar sin modificación, la apertura de cualquier escritura descuidada a un público más amplio.

Límite con la jerga: La mejor manera de comunicarse es hablar con claridad usando lenguaje ordinario. Uso de una abundancia de lenguaje técnico y la jerga en los límites de su público lector.

Asegúrese de que su información es informativa y oportuna: Piense en su audiencia. ¿Alguien más encuentra interesante su historia? Responda a la pregunta: "¿Por qué debería importarle a alguien?" Asegúrese de que su anuncio contiene información oportuna, única, resalta algo nuevo o inusual, y proporciona información útil para su audiencia. En otras palabras, no hacer un anuncio para su negocio.

Con más de 10 años de experiencia en la industria de las noticias en línea y distribución de prensa,
PRWeb tiene una comprensión única de cómo escribir un comunicado de prensa o prensa para que alcance el éxito línea. Los siguientes consejos le ayudarán a escribir un comunicado de profesionales, noticias concisas y poderosas.

Evite clichés: No hagas caso a los clichés. Tampoco lo hará a su público. Evite frases como "los clientes a ahorrar dinero" o "servicio al cliente" para anunciar o describir. Centrarse en los aspectos de su anuncio en lo que realmente lo diferencian de todos los demás.

Elija un ángulo: Asegúrese de que su versión tiene un buen gancho. Atar su información a los acontecimientos actuales, estudios recientes, las tendencias y los problemas sociales que trae la pertinencia, la urgencia y la importancia de su mensaje.

Utilice Anchor Text y Características: Los comunicados de prensa de muchas plataformas pueden manejar archivos multimedia como imágenes, vídeos, enlaces y otros elementos que capturarán la atención de sus lectores y resalta sus noticias. Conecte logotipos, disparos a la cabeza, tiros de productos, fotografías, archivos de audio, archivos de vídeo, documentos PDF o cualquier otro material suplementario que se acumulan en libertad. Utilice el ancla de texto y los hipervínculos para señalar a los lectores a su sitio asegurando tanto su sitio web como sus palabras clave importantes para recibir la promoción simultánea en su comunicado de prensa.

Ilustrar la Solución: Utilice ejemplos de la vida real para ilustrar cómo su empresa u organización resolvió un problema. Identificar el problema y por qué su solución es la solución correcta. Dar ejemplos.

No tenga miedo a sonar su propio cuerno
: Las noticias en línea o la distribución de comunicados de prensa es un medio eficaz para crear el estatus de experto. Si su empresa ha alcanzado un hito, se celebra un aniversario, nombró a un nuevo presidente, un importante crecimiento experimentado o ha recibido un premio, decirle al mundo lo que hiciste bien. O bien, escribir un comunicado que ofrece a los lectores "consejos" o ayudarles en su campo de especialización.

No regalar todos los secretos: Si está ejecutando una nueva promoción en esta temporada, decirle a los lectores dónde pueden acudir para obtener más información. Proporcionar enlaces en su comunicado de prensa directamente a la página en su sitio web donde los lectores pueden conocer los detalles específicos sobre sus noticias y luego actuar en consecuencia. Si le da a sus lectores no hay razón para hacer clic a través de su sitio, que no necesariamente van a.

Aténgase a los hechos: Diga la verdad. Evite pelusa, adornos, bombo y exageraciones. Si usted siente que su comunicado de prensa parece sensacional, hay una buena probabilidad de que sus lectores piensen lo mismo.

Utilice la voz activa: Los verbos en voz activa traen a su comunicado de prensa a la vida. En lugar de escribir "entró en una asociación", use "asociado" en su lugar. No tenga miedo de usar los verbos fuertes. Por ejemplo, "El comité exhibió hostilidad severa sobre el incidente", se lee mejor si ha cambiado a "El comité se enfureció por el incidente".

Economizar sus palabras: Sea conciso. Los motores de búsqueda de noticias a veces rechazan comunicados de prensa con titulares excesivamente largos, listas excesivas y altos recuentos de palabras en general. Elimine adjetivos innecesarios, lenguaje florido o expresiones redundantes como "valor añadido" o "primera vez".

Revisar: Escriba su comunicado de prensa en un documento de Word o en otro procesador de texto en lugar de escribir directamente en la línea al someter la página, por lo que puede imprimir, corregir, reescribir y corregir de nuevo. Cuanto más tiempo le llevará a hacer las cosas bien, dar la mejor impresión de su empresa al mundo.

El no hacer

Hemos visto algunas de las mejores versiones de prensa sobre la Web. También hemos visto algunas de las peores. Puesto que su lanzamiento está compitiendo con cientos, a veces miles, de otras compañías y organizaciones que están compitiendo por la atención del lector, lo mejor es asegurarse de que su liberación es fuerte y libre de errores. Recuerde, usted no tendrá una segunda oportunidad para corregir una impresión negativa.

Aquí hay algunas cosas que no deberían estar en cualquier comunicado de prensa
:

• Todas las letras mayúsculas para enfatizar algo.
• Los errores gramaticales.
• La falta de contenido y sustancia.
• Anuncios o lenguaje promocional / esponjoso.
• Exageraciones.
• Las palabras "tú", "yo" o "nosotros" fuera de un comunicado citado.

Ideas Tópicas

Todas las empresas tienen noticias. De hecho, incluso si tiene un negocio familiar que tiene un montón de información para compartir, tal vez una nueva sociedad, nuevos productos, un nuevo sitio web, un nuevo empleado, etc. Todos estos temas se puede utilizar para ayudar a aumentar la visibilidad de su negocio en línea. Éstos son algunos de los temas de la versión más comunes.

Al anunciar un nuevo producto o una característica.
Los lanzamientos de productos son fundamentales para alimentar el crecimiento de su empresa. Generar la máxima visibilidad en línea para su próximo lanzamiento del producto con herramientas de marketing online y promociones.

Ganar un premio.
Los premios dan credibilidad a su empresa con sus clientes y el envío de un comunicado de prensa en línea es una gran manera de conseguir la atención de su premio merecido. Si usted tiene un restaurante local celebrando su nivel de calificación Zagat o su empresa ha sido elegida como el mejor lugar para trabajar-que el mundo lo sepa.

Organizar una cena para recaudar fondos o cumbre de tecnología.
Los eventos exitosos necesitan publicidad y qué mejor manera de anunciar su evento en línea, donde millones de personas pueden aprender cómo pueden participar o apoyar su evento. Si usted es anfitrión de una cena de recaudación de fondos, o el lanzamiento de una cumbre técnica, mantener a sus clientes potenciales al día mientras se conduce el tráfico a su sitio web mediante la promoción de su evento.

Anunciando un cambio de empleado.
Promociones y nuevas contrataciones de empleados puede ser una gran noticia. Y compartir esa noticia con el mundo muestra que su negocio está creciendo y el valor de su equipo.

Lanzamiento de una nueva asociación.
Compartir noticias sobre las asociaciones empresariales es una de las mejores maneras de promover su éxito, resaltar el crecimiento de su empresa, aumentar la credibilidad de su empresa y la compañía de su pareja, y potencialmente conducir a nuevos clientes de ambas organizaciones.

Compartir los resultados de la encuesta.
La investigación de mercados es una herramienta eficaz para lograr credibilidad y la conciencia de su clave de iniciativas, especialmente cuando la información está ampliamente comunicada. Ya sea que está utilizando datos de la encuesta para identificar las tendencias de la industria o de conseguir apoyo para un programa clave, compartir esa información.

El Titular

Una buena noticia con línea titular de prensa:

• Proporciona información sin un lanzamiento de marketing o publicidad
• Contiene las palabras clave que la gente tiende a buscar para obtener este tipo de información
• Obtiene la atención del lector rápidamente
• Hace que el lector quiera saber más

DURACIÓN: Nuevo / los motores de búsqueda tienen límites muy específicos para los titulares (Lo que van a mostrar).

Google: 60 caracteres    Yahoo!:  120 caracteres    Otros:  170 caracteres

FORMATO: Caso Título. Capitalizar cada palabra exceptuando las preposiciones y los artículos de tres caracteres o menos.

CONSEJO: Escriba el título de su último resumen y para asegurarse de que incluyen las palabras clave más importantes y la información capturada en el comunicado.

EJEMPLO: "Apartahoteles Indar expande sus operaciones de alquiler para vacaciones en la Zona Costa Blanca"

El Resumen

El párrafo de resumen es sólo eso, una sinopsis de la información contenida en el comunicado. El párrafo de resumen general, sigue el titular y le da la oportunidad de proporcionar una breve descripción de su empresa y la información que están compartiendo. En algunos puntos de distribución sólo se mostrará el título, resumen y un enlace a su comunicado de prensa. Por lo tanto, si su versión no tiene un párrafo de resumen, se puede reducir la eficacia de sus noticias ya que los lectores no se engañarán a hacer clic para más información.

DURACIÓN: De una a cuatro frases.

FORMATO: Título caso.

SUGERENCIA: Asegúrese de anunciar el nombre de su empresa en el título, el resumen o los primeros párrafos para que inmediatamente vincular la información con su organización.

EJEMPLO: "Apartahoteles Indar, proveedor líder del país de vacaciones, gestión de propiedad, servicios inmobiliarios Andreal, se complace en anunciar su expansión en el ámbito de vacaciones a lo largo de la hermosa Costa Blanca."

La línea de fecha y el párrafo Lead

El primer párrafo y la primera frase de un comunicado de prensa anuncia lo que tiene que decir, dar respuesta a la mayor cantidad de la crítica "quién, qué, cuándo, dónde, por qué (el lector debe importar) y cómo" son las preguntas que son relevantes para su historia . Las mejores prácticas son mantener el párrafo principal atractivo y sencillo, renunciando a una gran cantidad de adjetivos para la información crítica. Debe captar la atención de su lector aquí simplemente indicando la noticia que tiene que anunciar.

LONGITUD: Lo ideal es 25 palabras o menos.

FORMATO: Ciudad, Estado (NO SIEMPRE) Día, mes, año, la información más importante que desea anunciar.

TIP: No asuma que el lector ha leído el título o párrafo de resumen, el líder debe estar en su propio.

Incluya palabras clave importantes en el párrafo título, el resumen y el Lead. Inserte su dirección Web para reforzar el nombre del sitio y la ubicación.

EJEMPLO: "Golf Shores, 9 de mayo de 2012 - División Inmobiliaria Apartahoteles Indar ha servido a la región de la Costa Blanca durante muchos años y la adición de alquileres de vacaciones / los servicios de administración de propiedades en esta área fue una progresión natural (fecha límite). Ahora, además de ofrecer servicios superiores de bienes raíces en el área de  Gulf White Coast, Apartahoteles Indar también proporcionará a los clientes con opciones de vacaciones premier de alquiler en Orange Beach, Golf Shores y Morgan Fort. (Lead)."

El cuerpo de la copia

Ahora es su oportunidad de contar su historia. Y, como cualquier otra noticia, el propósito es proporcionar a su lector con la información. Recuerde que debe mantener su tono neutral y objetivo, como un locutor frente a un anuncio.

DURACIÓN: 300 - 800 palabras

FORMATO: Los comunicados de prensa, por ejemplo en PRWeb (página web para insertar comunicados de prensa) no pueden contener etiquetas HTML y otros formatos, tales como caracteres no estándar, tablas o saltos de línea forzados. Utilice, si elige PRWeb, su Linkwriter en la página de presentación para los vínculos de palabras clave.

EJEMPLO: "Para más información sobre la noticia de que es el tema de esta versión (o para una muestra, copia o demo), llame a María Gonzalez o visitar www.apartahotelesindar.com. También puede incluir información sobre la disponibilidad del producto, reconocimiento de marca, etc. aquí."

¿No está seguro por dónde empezar? Siga este formato:

Párrafo inicial

Proporcionar detalles sobre quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Los medios de comunicación suelen levantar esta información si van a recoger o hacer referencia a su liberación.

Centro

• Agregar detalles a su historia que apoye su reclamación, añadir interés, o reforzar lo que están tratando de decir. Estos pueden incluir citas de personal clave, clientes o expertos en la materia, estadísticas, tablas, etc
• Proporcionar detalles en torno a la información que están compartiendo.
• Incluir enlaces a su sitio web en esta forma: http://www.apartahotelesindar.com.

El párrafo final

Tradicionalmente, el último párrafo de un comunicado de prensa contiene la información menos importante. Pero para un lanzamiento en línea, lo mejor es repetir y resumir los puntos clave de la liberación total. También puede incluir una oportunidad para que el lector pueda obtener más información, y proporcionar cualquier lenguaje jurídico o producto / datos de servicio.

Que no se debe hacer

• Directamente frente al consumidor o con su público objetivo (que califica de "usted").

• Consulte a usted o a su compañía como "yo", "nosotros", tanto en el presente y el inciso anterior de bandera que es la información que sigue a un fragmento de ventas vs noticias.

• Utilice los signos de exclamación; reclamos hiperbólico ens producto / servicio; descripción de un producto o un servicio tan increíble, etc, o el uso de letras mayúsculas para CREAR ÉNFASIS-ya que es el desafío de la credibilidad de su anuncio.

• Incluya una dirección de e-mail en el cuerpo de la liberación. Probablemente será recogido por un "robot de spam", que es un programa que busca en la web para formatos de dirección de correo electrónico para crear listas de correo de spam.

• Incluir largas listas dentro de su liberación. Hemos encontrado que las listas largas pueden hacer que su liberación sea rechazado por los motores de búsqueda de noticias.

• Creación de spam de enlaces (incluyendo enlaces excesivos para manipular posicionamiento en los buscadores). No incluya más de un enlace por cada 100 palabras de su liberación. Estos vínculos incluyen tanto los vínculos de texto de anclaje (palabras resaltadas asociadas con un hipervínculo) e hipervínculos activos de URL.

TIP: Mantenga oraciones y párrafos cortos, de unas tres o cuatro líneas por párrafo.

No se olvide de revisar la ortografía antes de enviar su comunicado de prensa. 

EJEMPLO:

"Apartahoteles Indar es una empresa de vacaciones en expansión en la zona de Costa Blanca de Alicante  y fue impulsada por el consumidor y el propietario, hablaron, nos escuchó y respondió ", dijo Jorge Fernández, Gerente Senior de Operaciones con Apartahoteles Indar. "Apartahoteles Indar está emocionada de ser parte de la comunidad de Alicante Gulf Coast y estamos muy animados por la acogida y el interés que hemos recibido de los socios locales, propietarios y empresas". Apartahoteles Indar es la más grande empresa de ventas de vacaciones con encanto y de bienes raíces en la Costa Sudeste de España y en la actualidad gestiona más de 3.000 alquileres de vacaciones en esta zona. Los alquileres de vacaciones incluyen amplios condominios de playas, lujosas residencias privadas y centros de servicio completo en destino, Santa Pola Beach, Playas del Sudoeste, Alicante City Beach, y Playa de Navarra en la costa sudeste de España y ahora abarcará alquileres de vacaciones en Moraira, Benidorm, Altea, Javea y Denia en la Costa Blanca.

"Estamos muy contentos de estar afiliados a Apartahoteles Indar como que su marca es nacionalmente conocida y respetada como un líder en alquiler de vacaciones, bienes raíces y administración de propiedades. Su poder de marketing aprovechará toda la zona como destino turístico, llegando a nuevos clientes e inversionistas ", dijo Alvaro Pintat, un desarrollador local.

"Estoy muy emocionado de ser parte de Apartahoteles Indar, porque tienen mucho que ofrecer, tanto para nuestros huéspedes y propietarios de viviendas", dijo Tia Casey, de Alicante Gulf Coast, residente desde hace mucho tiempo en la zona. "A partir de los alquileres de vacaciones de calidad, servicio superior, a productos con valor agregado para nuestros clientes y ventajas especiales para nuestros propietarios-que es una situación para ganar-ganar".

"Además de ofrecer a los veraneantes en la zona de Costa de Alicante el mismo nivel de alquileres de vacaciones de calidad y un servicio superior que nuestros clientes extranjeros y nacionales reciben, todos los huéspedes que se alojen en Aparatahoteles Indar recibirán nuestro pasaporte estacional de cortesía al programa de diversión", dijo Vickie Warner, Directora de Marketing de Alicante Gulf Coast. "En Alicante, los huéspedes recibirán una entrada gratuita / tarifas a Waterville Alicante, Deep Sea Fishing con excursiones a bordo de un catamarán, una selección de cruceros para ver delfines y entradas para el Centro de Recreación". Los turistas interesados ​​en aprender más sobre las opciones de alquiler de vacaciones con Apartahoteles Indar a lo largo del sudeste de España o Alicante Gulf Coast, pueden visitar www.apartahotelesindar.com o www.alicantegulfcoast.com. Los interesados en formar parte en el programa de alquiler de Apartahoteles Indar, deben comunicarse con Tia Casey en +34 902 165 454 o +34 902 165 455 para más información.
"

Declaración de texto modelo

Por definición, el contenido repetitivo es "una unidad de escritura que puede ser utilizada una y otra vez sin cambio". En el mundo una nota de prensa, que suele ser su "Acerca de la empresa", es una sentencia. Sin embargo, se puede (y debe) también incluir una copia estándar sobre las personas importantes, los servicios, o los detalles de su liberación, así como declaraciones de "Puerto Seguro" en los comunicados financieros.

EJEMPLO: Acerca de Apartahoteles Indar

Apartahoteles Indar, empresa de alquileres y compañía de alquiler de bienes raíces turísticos, proporciona un recurso integral en los destinos turísticos principales de España, (Apartahoteles Indar.com). Apartahoteles Indar es el mayor comercializador y empresa de gestión de condominios vacacionales y alquiler de viviendas en Costa Blanca (Alicante). Apartahoteles Indar es una de las principales compañías de bienes raíces de la nación que se centra exclusivamente en las propiedades de resort, que ofrece servicios superiores en las primeras playas del país, también se centra en los destinos de esquí náutico y golf. 

Información de Contacto

La información de contacto proporciona los medios de comunicación y todos los demás interesados ​​en lo que tiene que decir una manera de comunicarse con usted. Debe incluir el nombre de su empresa, número de teléfono, sitio web y una dirección de correo electrónico. Nota: la dirección de e-mail no será visible en el comunicado.

EJEMPLO:
María Gonzalez, Directora de Relaciones Públicas
XYZ Compañia
555-555-5555
http://www.apartahotelesindar.com


Una lista de comprobación final para formatear su comunicado


Cómo presentar su noticia que es tan importante como su contenido. Siga estas instrucciones de formato para utilizarlas en cualquier plataforma de distribución y para la optimización en los motores de búsqueda.

  • Utilice "Caso Título" para los titulares. La primera letra de cada palabra en mayúscula. Las excepciones a esto son las palabras de menos de tres caracteres y preposiciones. No utilice mayúsculas. Se considera de mala educación enviar un comunicado de prensa completo en mayúsculas. En el caso improbable de que su liberación pasa por el proceso de revisión editorial de la plataforma, será ignorado por los periodistas y muchos lectores.
  • Haga que su Dateline sea así: Ciudad, Día, Mes y Año. Incluyendo la ciudad y de la ciudad en relación con su noticia que puede ser opcional, pero útil para los lectores. La fecha debe reflejar la fecha de distribución para su liberación.
  • Mantenga un espaciamiento uniforme y evite los caracteres especiales. Cada párrafo debe tener abrigos naturales de línea, no saltos de línea forzados. Deja un salto de línea entre cada párrafo. No es necesario incluir guiones, asteriscos u otros símbolos en secciones separadas en su comunicado.
  • No utilizar HTML. Algunas plataformas no son compatibles incorporado lenguajes de marcado HTML u otros. Su noticia o nota de prensa se distribuye en una amplia gama de redes y como tal el formato impactará negativamente en la legibilidad de su comunicado de prensa.
  • Límite en los enlaces de texto a un enlace por cada 100 palabras. Estos vínculos incluyen tanto los vínculos de texto de anclaje y los hipervínculos activos de URL.
  • Obtener la aprobación por escrito de los códigos de negociación distintos al suyo: No utilizar a menos que tenga expreso permiso por escrito para usar otra empresa clave de pizarra.
  • Convertir tablas y gráficos a imágenes o archivos PDF. Adjuntar gráficos y tablas para su liberación mediante la conversión a imágenes o archivos PDF, ya que no se mostrará correctamente si se cortan y se pegan en el texto en su comunicado de prensa.
  • Mantenga su liberación dentro de 300-800 palabras. Es casi imposible anunciar sus noticias en unas pocas frases. Si no tiene más que un par de frases, no puede tener un elemento digno de anunciar.
  • Incluya su dirección de correo electrónico sólo en su información de contacto. Para protegerlo de spam, las plataformas suelen ofrecer un lugar en la plantilla del comunicado de prensa donde se incluye su información de contacto, incluyendo su dirección de correo electrónico.

Plataformas para enviar notas de prensa

Gratis o a precio low cost. El criterio económico es el principal reclamo de estas herramientas que, aunque a priori podrían convertirse en competencia directa para las tradicionales agencias de comunicación, todavía están lejos de ofrecer los servicios de asesoramiento y de interacción con el periodista que siempre se asocian a la agencia.
  • Easypress: es una plataforma de envío de notas de prensa, que funciona bajo la formula low-cost, que posee los contactos necesarios para que nuestra marca o producto no pase desapercibido y alcance la promoción necesaria para mostrar su calidad, prestaciones o funcionalidad.
  • presspeople.com: dirigida a organismos y entidades públicas. 
  • prsync.es: abierta a cualquier empresa del ámbito español, prestan estos servicios sin coste alguno. 
  • sunotadeprensa.com: publica cualquier tipo de nota de prensa que cumpla unos requisitos mínimos de redacción establecidos por sus propios editores.
  • comunicae.com: además de ofrecer packs de envío gratis cuentan con otros paquetes de pago.
  • HispaPress: HispaPress es un servicio online de elaboración y distribución de notas de prensa multimedia dinámicas, sociales e interactivas. Con HispaPress podrá distribuir sus notas de prensa por sus cauces tradicionales pero al mismo tiempo es una potente herramienta de distribución por medios sociales tipo Facebook o Twitter.
  • Aopen 
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jueves, 24 de febrero de 2011

El Contenido para el E-mail Marketing y el Newsletter

Sketch for Twitter. See also the author's desc...Imagen vía WikipediaUna vez haya depurado su base de datos, lo siguiente es diseñar el mensaje que enviará para cumplir sus objetivos. El mensaje en una campaña de e-mail marketing se puede subdividir en tres fase tales como la línea de asunto, la maquetación o diseño del correo electrónico y, finalmente, la gestión de la Landing Page o página de destino.

La línea de asunto es la frase utilizada en el sujeto del e-mail enviado. El éxito de apertura de un e-mail deriva en un 50 por 100 de la eficaz redacción de la línea del asunto.

Los elementos a considerar en la redacción de una línea de asunto de un e-mail publicitario o newsletter:

  • Que identifique claramente el contenido del e-mail.
  • Tratar de no sobrepasar los 50 caracteres.
  • Destacar los beneficios sin mentir ni exagerar.
  • No escribir en mayúsculas.
  • Tener cuidado con la redacción en inglés. Si la redacción está en castellano, el asunto también.
  • No utilizar signos de exclamación, puntos u otro tipo de signos en el asunto.
  • Colocar el nombre del destinatario aumenta la tasa de apertura del e-mail.
  • Colocar el nombre de la marca o de la empresa.
  • Crear la necesidad de urgencia.
  • Benchmarking de líneas de asunto: fijarse un poco en aquellos textos que nos seducen y copiemos las buenas prácticas.
  • Hacer tests hasta hallar la línea de asunto perfecta.
Cualquier publicación de un ordinario e-boletín de B2B  se sabe que es un desafío común para garantizar el suficiente contenido para mantener a los lectores interesados, comprometidos y afectados por sus correos electrónicos.

Así que aquí hay 10 consejos para mantener el contenido fluido y 21 ideas de contenido real para  ahorrar un poco de tiempo al pensar.

Consejos para la administración de contenido


1. Mantenga una carpeta de contenido

Encontrar contenido para el boletín electrónico por lo general se convierte en una prioridad cuando los plazos son urgentes. Entonces está bajo presión para aportar ideas y tener con prontitud material suficiente.

Un mejor enfoque es mantener un "contenido del boletín", carpeta o archivo permanentemente abierto en algún lugar de su PC o escritorio. Uno puede utilizarlo para almacenar el contenido de las ideas y el material a medida que se le ocurran.

Para que esto funcione, es necesario mantener el boletín de noticias en cuenta en todo momento. Entonces las cosas que ve, lee o escucha son más propensas a desencadenar un "eso sería un buen tema o idea en el boletín de".

Lo ideal sería que todos en su organización tengan el boletín de noticias en cuenta cuando se van de su trabajo. Así, por ejemplo, cuando un representante de ventas escucha la misma pregunta una y otra vez a los clientes, podría sugerir hacer frente a esa pregunta en un boletín en el futuro.

Luego, cuando los plazos llegan, esta carpeta de contenido facilita la carga de la creatividad a la hora de escribir realmente el próximo número.

2. Desarrollar el contenido de la reserva

Es útil que el contenido de reserva escondido para cuando las cosas se ponen tensas. Escriba un artículo no a la fecha o pierda su relevancia para el público y almacenarlo para el caso de emergencia. Si realmente se tiene que quedar, que pueda atacar a la reserva para cubrir la próxima edición.

La desventaja de esta táctica es que tal reserva proporciona una buena excusa para omitir el desarrollo de contenidos para un problema. Después de todo, hay que usar la reserva de...

3. Mira los números

Cada vez que envíe un boletín de noticias, debe obtener un buen informe sobre el número de personas que abrieron el correo electrónico o hacen clic en un enlace, etc. Utilice estos informes para conocer los intereses de los lectores. Si una línea en particular del asunto provocó las tasas de apertura de la "caja de Pandora", ya sabe dónde concentrar más contenido en el futuro.

Examine sus informes del sitio web. ¿Qué partes del sitio web son más populares? ¿Qué palabras y frases usa la gente para encontrarle en los motores de búsqueda? ¿Qué palabras y frases se usan en su servicio de búsqueda en el sitio?

Toda esta información da pistas sobre el tipo de temas contenidos que puedan interesar a la gente.

Si el sistema es lo suficientemente inteligente, puede que incluso un seguimiento de los términos de búsqueda, lleve a esas personas a su sitio web, y que luego se inscriban en el boletín de noticias.

Digamos que vende reproductores de color rojo y azul, pero todas las inscripciones al boletín han buscado los de color rojo para encontrar su sitio. Tal vez su próximo boletín deba centrarse en los widgets de color rojo (y hay que pensar en conseguir más inscripciones de los solicitantes de widget azul.)

4. Suscríbete a los boletines de sus competidores

Deje que los demás se pongan en su posición de ser su inspiración. Diríjase a los lugares de los otros boletines electrónicos en su campo para obtener ideas que pueda adaptar y aplicar a su propia publicación.

5. Ir a donde los lectores van

Mire los sitios que visitan y aprende lo que les interesa. Eche un vistazo a los grupos de noticias relevantes, foros en línea, listas de discusión, sitios de redes sociales, salas de chat, sitios de los medios de comunicación, etc. Enlace y seleccione los temas que parecen generar una gran cantidad de interés y cobertura entre sus lectores.

¿Cuál es el blog o comunidad de Twitter que dice acerca de su negocio, productos, servicios o sector?

El mismo concepto se aplica en línea. Dibuje en su investigación de mercado. Aproveche cada oportunidad para mezclarse con sus lectores potenciales, como en las ferias, para entender sus necesidades e intereses. A continuación, puede planificar el contenido que se ocupa de ambos.

6. Hable con los representantes de ventas y servicio al cliente

Las personas que lidian con sus clientes actuales y potenciales en el día a día son una fuente excelente de información sobre temas de lo último, las preguntas e intereses en el contexto de sus productos y servicios. Así que su opinión es excelente para el contenido útil.

7. Busque un Socio

Puede estar seguro de que sus intereses lectores están en compartir con los lectores o clientes de otros boletines o empresas que no son competidores directos.

La asociación con estos boletines y las empresas es una forma obvia de compartir la carga de contenido. Provea el contenido al boletín de otro, y proporcione el contenido del suyo. Por ejemplo:
  • Un servicio de alojamiento web puede compartir el contenido con una empresa de marketing en buscadores
  • Un fabricante de PC con un proveedor de software
  • Una cadena hotelera con una línea aérea
  • etc.
8. Reciclar

No tiene que seguir escribiendo nuevo material sólo para el boletín. el contenido de reciclaje de las otras partes del negocio, sobre todo si los lectores del boletín, es poco probable, que alguna vez hayan visto.
Toma mi ejemplo: mi  boletín de marketing por correo electrónico en realidad es promovido como una manera de acceder al contenido del blog de este sitio sin tener que mantener un ojo sobre los puestos del día. Se reorganiza el contenido efectivamente ya que estoy escribiendo para el blog diario.

9. Vamos a elegir los lectores

En sus formularios de inscripción, considere dejar un espacio para que los lectores sugieran temas que les gustaría que se trataran. Animar al lector en todo momento (véase más adelante). Lea "fuera de la oficina", responda a los que rebotan en contacto con usted después de cada envío (está supervisando las respuestas, ¿no?) Estas notas suelen incluir el título del trabajo completo del lector, que puede ayudarle a construir una mejor imagen de su audiencia.

10. Considere la posibilidad de reducir la duración y la frecuencia

Si está realmente luchando tema a tema para llegar a un contenido atractivo, entonces reconsidere su frecuencia de publicación y / o la duración de correo electrónico.

No tiene sentido en la publicación por el bien de hacerlo. Si no estás continuamente proporcionando un material atractivo, relevante para la gente, entonces perderá rápidamente el interés hacia usted.

Dado que los beneficiarios valoran su bandeja de entrada, van a hacer algo más que ignorar el contenido empobrecido (como lo haría, por ejemplo, un anuncio periódico mal escrito). No, realmente va a comenzar a resentir la intrusión en su intimidad sin sentido, los informes de spam son la consecuencia lógica.

Por lo tanto hay que reducir la frecuencia o longitud a un nivel que no le pueda garantizar el mantenimiento a un nivel consistente de contenido en el largo plazo.

Ahora, ¿qué pasa con algunas ideas de contenido real?

Ideas de contenido


La mayoría de boletines utilizan algún tipo de artículos (o enlaces a los artículos.). Pero, ¿qué escribir? Éstos son algunos de los posibles enfoques:

1. Problema / solución

Identificar los problemas comunes que enfrentan a sus lectores y sugerir algunas soluciones. No realice esto de forma egoísta, es conveniente encontrar problemas que sólo pueden ser resueltos con su propia experiencia. La auto-promoción está muy bien, pero no si es a expensas de la entrega de valor.

2. ¿Cómo me explico?


Escriba una guía sobre la mejor manera para llevar a cabo una tarea o usar un producto o servicio en particular.

3. Las mejores sugerencias: destacar los beneficios sin mentir ni exagerar

Producir una serie de consejos que ayuden a las personas a realizar su trabajo bien o para sacar más provecho de sus productos o servicios. Ejemplos de esto último son las sugerencias para hacer un mejor uso de su PC, ordenador portátil, la gestión del PDA o el móvil, etc. Si podemos describir el principal beneficio de la oferta expuesta en el e-mail vamos bien. Ojo con las clásicas palabras utilizadas en el spam: ofertas, gratis, regalo, etc. No es recomendable usar este tipo de palabras. Incluso algunos filtros antispam las bloquean. El lenguaje comercial agresivo disminuye los ratios de apertura de un e-mail.

4. Opinión / Análisis

Ofrecer un análisis que consideró u opinión subjetiva sobre un tema relevante, la idea, acontecimiento, noticia, producto, empresa, desarrollo de la industria, rendimiento, etc.


5. Mire hacia el futuro

Escribir un artículo para predecir el futuro de cualquier sector en el que estén involucrados. Algún tiempo después, escribe un seguimiento para examinar si estaba en lo cierto o no (y si te equivocaste, ¿por qué?).

6. Fábula

Tome una hoja del libro de Esopo e informe sobre un elemento de la historia o de noticias, aparentemente irrelevante en su contexto. A continuación, dibuje un paralelo a una situación de negocios que sea pertinente o tema. O una lección que los lectores pueden aplicar a su propia situación.

7. Terror / historia desastrosa

Escriba acerca de una experiencia difícil o de un negocio o de una decisión desastrosa, y utilícelo para extraer enseñanzas para otras situaciones relevantes del negocio. A los lectores les gusta leer acerca de los problemas de otras personas y cómo tratarlos.

8. Estudio de caso

Elaborar un estudio de caso con su producto o servicio. Pero no sólo escriba el tipo de estudio de casos suaves que tienen todos para alcanzar el botón de eliminar.

Es necesario tener algo más que un cliente que dice, "hemos utilizado el producto y ha funcionado para nosotros". Hay una diferencia entre un estudio de caso y un testimonio.

Mire los estudios de caso que más le impresionan. No hay duda de que hay un montón de detalles difíciles en la práctica que los lectores pueden aprender, y los números reales para que la gente pueda medir mejor el impacto de las medidas adoptadas.

9. Estacionalidad

Se refieren a sus artículos de temporada. Piense en los términos de las vacaciones y la estacionalidad de los negocios. Por ejemplo, muchos servicios de marketing por correo electrónico son la producción de contenidos en el boletín de la asesoría en marketing de la mejor manera de utilizar el correo electrónico para las promociones de vacaciones. Estoy seguro de que hay un paralelismo en su industria.

Sin embargo, los artículos no son el principio y el fin del contenido del boletín B2B. Pruebe estas sugerencias, también...

10. Los comentarios

Considere la posibilidad de la revisión de los productos de otras personas y servicios. No, no a la competencia (puede ser una sugerencia de parcialidad en sus comentarios.) Revise las herramientas útiles, libros y similares que usted sabe que su público puede beneficiarse de ello, pero que no están compitiendo con sus propias ofertas.

11. Contenidos educativos

Considere el uso de su boletín de noticias para crear un glosario o base de conocimientos. Muchos editores tienen una  característica: la "palabra de la semana".

12. "Lo mejor de"

Mire hacia atrás en lo que resultó ser la más popular entre los lectores en el pasado y la posibilidad de elaborar un "lo mejor del boletín de noticias". La edición de vez en cuando. No te excedas, ya que la gente inevitablemente se cansa de repetir el mismo contenido.

El material atemporal producido desde el principio en la vida de su boletín de noticias probablemente llegó a una mera fracción de sus lectores actuales. Cavar un poco en los números de abonado y las longitudes de suscripción y es posible encontrar una gran cantidad de material que efectivamente sea nuevo para la mayoría de los beneficiarios.

El contenido:"Lo mejor de",  también es una gran solución en caso de emergencia ... cuando le protestan por su contenido.

13. Las encuestas y la solicitud de opiniones

Otra gran solución para las situaciones de emergencia (y otras veces) es la encuesta entre los lectores o las peticiones de información específica. Puede hacer esto para dar a los lectores la oportunidad de bienvenida para ayudar a orientar en la dirección futura de la revista. Puede pedir opiniones o comentarios sobre otros temas.

Por supuesto, los resultados de dicha encuesta son contenidos valiosos para otras cuestiones. Así que es posible que los profesionales de TI encuesten sobre los principales problemas a que se enfrentan en su trabajo y, a continuación un resumen de las respuestas en un buen artículo con un par de temas más adelante.

14. Recomendaciones de Eventos


Informar de los  eventos útiles tanto en o fuera de línea: seminarios, conferencias, talleres, etc.

15. Recursos de enlaces

Algunos boletines de noticias se basan totalmente en la idea de señalar a las personas a recursos útiles en otros lugares en el Internet. Casi todas las personas de negocios tienen un problema con el tiempo (no lo tienen suficiente para investigar o documentarse en Internet). Así que, tamizar a través de la ciénaga en línea para seleccionar los enlaces más útiles es un servicio que todo el mundo aprecia.

La gente se dirige a sitios web de terceros, artículos, etc. Las herramientas en línea es un tema que es muy probable que aprecien, a ser posible con una breve explicación de por qué cree que estos recursos deben ser considerados.

16. Divertido o inspirador: anécdotas, historias y citas

No es adecuado como foco principal de un boletín de B2B, pero bueno para rociar de vez en cuando.

17. Respondiendo a comentarios

Considerar la creación de una sección dedicada al boletín para responder a preguntas de los lectores. Esto último puede no ser habitual en la marcha de su creatividad, pero le dará la oportunidad de demostrar su experiencia y hacer que los lectores (con razón) sientan que está realmente escuchando.

En efecto, sus lectores pueden ser una maravillosa fuente de contenido en sí mismos, si puede convencer a contribuir con sus propios artículos, chistes, comentarios, entrevistas, consejos, preguntas, testimonios y mucho más. Los boletines buenos se pueden construir únicamente con la entrada del lector (piense en las listas de discusión).

18. Las Entrevistas

Las entrevistas de los contenidos están muy bien. Es como elegir un tema y conseguir a alguien más para escribir el artículo. Puede entrevistar a las personas dentro de su organización, un lector, un cliente o un experto en algún aspecto relacionado con los negocios.

No hay que subestimar el esfuerzo que usted necesita para poner pensamiento en este tema, considerando que tiene que ir a la elección de la persona entrevistada, al tema de la entrevista y a las preguntas. Y si la entrevista es verbal, necesitará tiempo para transcribir y editar la grabación.

19. Noticias

Los Informes de noticias relevantes de la industria es un punto fuerte, pero poco probable que sea una cuestión de género-que sea su ejecución en términos de establecer el boletín como una lectura única. A menos que usted lo haga muy bien.

20. Estadísticas y listas

Eche un vistazo a cualquier sitio de los medios de comunicación en la publicación de artículos prácticos y las páginas más populares que por lo general llevan títulos como "Top 5 formas ...,"" Diez consejos para "," Siete pasos para ... "

La gente es atraída por los números y las personas en las listas. "Los 10 desafíos que enfrenta al personal de TI "..." Cinco razones para cambiar de trabajo AHORA "..." Los 5 mejores clientes de correo electrónico en tu móvil", etc.

La evaluación comparativa de las estadísticas en la industria siempre van hacia abajo. En particular, si se puede dar cifras globales de diversas fuentes, salve a la gente del tiempo y realice un esfuerzo antes de que tengan que hacerlo ellos mismos.

21. Cuestionarios

Por último, dar a los lectores la oportunidad de probar sus conocimientos a través de un cuestionario interactivo. Una característica de diversión en su propio derecho, también puede vincular a sus productos y servicios. Por ejemplo, puede utilizar un cuestionario para identificar las áreas de la ignorancia que sólo la experiencia puede llenar.

Por supuesto, ninguna de estas sugerencias son mutuamente excluyentes - mezclar y combinar diferentes tipos de contenido para ofrecer el tipo de participación material que resuena con el mejor de su público.

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sábado, 5 de febrero de 2011

Gestión de los Registros (Records Management) (III)

Office of the Auditor General of ColombiaImage via Wikipedia
Los pasos anteriores y los siguientes son base para determinar la naturaleza y extensión de las pruebas de auditoría que deban efectuarse. Las pruebas de auditoría, como se sabe, son de dos tipos: De cumplimiento y sustantivas. Buscan obtener evidencia que los controles establecidos existen en realidad y se utilizan y ejecutan correctamente. Al conjunto de pruebas resultante se denomina Programa de auditoría. El modo en que se verificó cada respuesta de los cuestionarios, debe ser incluida en los checklist.




A finales del siglo XX, los Sistemas Informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los Sistemas de Información de la empresa.

La Informática hoy, está subsumida en la gestión integral de la empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los generales de la misma. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado el "management" o gestión de la empresa. Cabe aclarar que la Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por sí misma. Por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática.

Seguimos con el tema expuesto en los dos anteriores artículos.

Una estrategia de comunicación

Durante el curso de la auditoría, que puede tomar muchos meses, es importante mantener todas las partes interesadas en su entorno, y estar feliz con el progreso. Una estrategia de comunicación bien desarrollada, utilizando todos los métodos disponibles, es vital.
  1. Una declaración general a todos los miembros del personal que explique que la auditoría de la información se llevará a cabo y por qué es del interés de todos y que se debe hacer correctamente. Esto debe tener el pleno apoyo de la alta dirección y debe ser corta y concisa.
  2. La comunicación periódica de antemano con los que están actuando como el contacto local / campeones. Al principio esto puede implicar una sesión de entrenamiento / discusiones y llamadas telefónicas. Más tarde, un boletín informal o comentarios a este grupo de  como la auditoría avanza o no están directamente involucrados en ese punto en el tiempo.
  3. La comunicación directa con el área, departamento, escuela o unidad antes de que la auditoría esté programada para tener lugar. Después de que se complete, hacerle comentarios con algunas sugerencias y conclusiones preliminares.
  4. Elaborar informes periódicos para la administración superior, incluso si esto no es un requisito formal, como parte de la tarea. Este es un elemento vital para garantizar el apoyo continuado y, en su caso, resolver los conflictos o dificultades.
  5. Regulares boletines generales a todos los miembros del personal que contenga información general, ha sufrido, o hechos fascinantes encontrados durante la auditoría son importantes para ganarse a los escépticos. Esto se puede hacer a través de boletines de noticias actuales que la mayoría de las instituciones tienen o temas a través de la Intranet. Corto y rápido es la regla general.

Cómo ir sobre cómo obtener información

Hay una serie de enfoques posibles a la tarea de obtener la información necesaria:
  • Un cuestionario formal
  • Selectiva, pero no estructuradas, entrevistas con los miembros del personal
  • Las entrevistas estructuradas con los miembros clave del personal
La experiencia práctica sugiere fuertemente que el enfoque disperso de un cuestionario, a todos los miembros del personal, tiene una tasa de éxito pequeña. Las tasas de respuesta de menos del 20% son muy comunes.

Una entrevista no estructurada casi seguro que significa que los artículos estarán perdidos, olvidados o ignorados como "no ser importante" o relevante.

La entrevista estructurada con el personal clave, casi seguro que los responsables de la Departamental, la escuela o la administración de la facultad en el primer caso, dará a todo el ejercicio una forma y también le conducirá a otras fuentes importantes de información dentro de la misma zona. Esto debe tenerse en cuenta en el plan del proyecto, y si se lo usa con cuidado, no es una mala manera de proceder. También permite que un solo departamento / facultad / escuela sean tratados en una sola pasada y el proceso de auditoría pude pasar a otras partes de la institución.

Las preguntas que se harán

Las preguntas deben formularse de tal manera que evocan un sí / no o simplemente respondan a los hechos. Es muy importante pensar cuidadosamente las cuestiones que necesitan ser contestadas. Tienen que estar relacionado con el propósito de la encuesta y la forma en que los resultados se utilizan. No existe un formato estándar para esto, y algunas preguntas que podrían ser muy relevantes para una auditoría podría ser igualmente sin importancia en otra.

Por otra parte la auditoría es una oportunidad única que no se puede repetir con mucha rapidez, por lo que debe ser lo más completa posible. La manera más económica para hacer frente a esto es configurarla como una tabla en una base de datos. Esto permitiría que algunos de los análisis preliminares puedan hacerse con las propiedades de la base de datos. He aquí una plantilla de la forma en que esto puede hacerse y un ejemplo. Sin embargo, la plantilla que se ofrece no pretende ser exhaustiva. Hay cuestiones que cada institución desea añadir como parte de su auditoría.

El inventario físico

El inventario físico se inicia con la identificación de todos los lugares utilizados en un departamento para el almacenamiento y el equipo de marca y el modelo que se está utilizando. Esto incluirá la presentación de cajones, armarios, y lugares en los que el departamento considera que debería almacenar el material fuera del sitio. Usted debe registrar ésta como la fiscalización.

Es igualmente importante echar un vistazo a todos los equipos, tenga en cuenta cómo y si están conectados en red, los paquetes utilizados y las reglas de juego existentes para el e-mail y el uso de Internet. Algunas instituciones que ya van a hacer este tipo de auditoría como parte de su función de TI y la información estará disponible. En muchos casos, estos serán incluidos en el registro de activos de gestión central que debe ser de fácil acceso. Esto, entre otras cosas, le dice cuando el equipo fue comprado y por lo tanto ¿qué edad tiene y donde se sienta en un ciclo de sustitución probable?.

En cualquier caso, la estrecha colaboración y el apoyo de los colegas de TI será de vital importancia.

Próximos pasos

Análisis de la rentabilidad de la etapa de recolección de información de forma rápida revelará:
  • Las áreas donde los procesos de negocio están siendo apoyados adecuadamente por el mantenimiento de registros.
  • Áreas donde los cambios tendrán que hacerse por externos requisitos legales o reglamentarios que no se están cumpliendo.
  • Áreas donde los procesos de gestión de los registros son al azar y en un sistema regular se deben introducir.
  • Áreas donde los negocios se podrían mejorar mediante la simplificación de un procedimiento.
  • Áreas en las que el registro, y por lo tanto la institución, están en riesgo.
La tarea principal es crear un informe que defina lo que se requiere para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos.

El segundo paso es la elaboración de un Programa de Retención para todo tipo de registros encontrados. Es de esperar que en las grandes instituciones de las diferentes prácticas y normas prevalecerán en diferentes partes de la organización. Es de vital importancia desde el punto de vista tanto de la Libertad de la Información y Protección de Datos, que estos estén estandarizados en toda la institución, estar de acuerdo y cumplir. Vea la sección de Registros horarios de retención (en el artículo cuarto sobre este tema).

Por último, es útil para sugerir cómo los discos de larga duración útiles podrían permanecer en un área de trabajo o archivo actual para los propósitos de negocio actuales y cuando se pudo mover con seguridad para el almacenamiento semi-actuales. El objetivo es mantener el área de trabajo actual y los sistemas tan ordenados como sea posible y se centre en el negocio de inmediato.

Registros Electrónicos

¿Hay alguna diferencia?

Los registros electrónicos requieren todos el mismo cuidado que se debe aplicar a los registros en papel o en microfilm capturado, pero presentan algunos retos adicionales únicos y difíciles. La diferencia clave es que el índice de condiciones adecuadas, la búsqueda de datos y el período de retención (normalmente se conoce como metadatos), tienen que ser aplicados en el punto de creación, si ha de haber alguna posibilidad de encontrar el registro de nuevo  como un registro en cualquier sistema de negocios racional.

Los registros electrónicos deben tener las características siguientes:
  • Fáciles de cambiar, copiar y modificar
  • Los Complejos tienden a carecer de una estructura clara cuando se están creando
  • Fluidos
  • Transitorios y la necesidad de decisiones positivas para la selección y preservación en el comienzo mismo del ciclo de vida.

¿Copia o grabación original?

Un registro que se crea por vía electrónica como el único registro de una transacción, la decisión o actividad constituye un documento original. Vale la pena decir que la última palabra procesados de la versión de un documento en un sistema electrónico si es un minuto o una carta no es el original de la versión en papel.

Un registro que se crea como una versión electrónica o facsímil digitalizada de un registro creado en otro soporte (papel, película, voz) es un registro de copia. Esto sigue siendo cierto o no, el original todavía existe.

Objetivos de la gestión de registros electrónicos

Hay tres objetivos fundamentales que deben aplicarse a todos y cada registro electrónico nuevo:
  • Autenticidad. Debe ser una versión precisa de la actividad, transacción o decisión que representa
  • Integridad. El registro no debe ser alterado después de que haya sido creado o 'declarado'. Como principio general, si el contenido del expediente / de información es necesaria para el procesamiento posterior de este debe ser copiado y un nuevo registro creado.
  • No repudiado. La propiedad original de los registros debe ser establecida y mantenida para evitar que el autor reniegue del registro.

Registros electrónicos de administración de directivas

Esto debe cubrir cinco áreas principales:
  • La captura de los registros electrónicos en un Registros Electrónico y Gestión de Documentos (EDRMS) cuando exista dentro de su institución. InfoRed CSAC tiene un Infokit donde se aplican otras sobre la aplicación de Registros Electrónicos y Sistemas de Gestión Documental.
  • la búsqueda de indexación. Diseñar su caso, los términos y la información de referencia (normalmente se conoce como metadatos) para la aplicación como el registro es creado. Este es el paso más importante de todos porque sin la recuperación del registro de los sistemas será prácticamente imposible después de un período muy corto de tiempo. El " triángulo de las Bermudas" electrónica donde los datos se agregan a un sistema y luego es irrecuperable, es un fenómeno muy conocido.
  • Mantener registros seguros y accesibles. Esto implica la identificación del Registro Civil, fuera de las instalaciones y la actualización de las copias de seguridad, asegurando que la transferencia de datos es un proceso totalmente certificado y documentado y asegurar que las copias de seguridad cumplen también los requisitos de la Libertad de la Información y la legislación de Protección de Datos.
  • E-mail de gestión y uso
  • La retención y conservación de registros electrónicos. Esta es quizás la parte más pequeña de entender de la política, porque es una zona en la que los especialistas de TI han tenido tradicionalmente un exceso de confianza en su capacidad para encontrar una solución técnica, cuando sea necesario. Puede que tengan razón, pero la prevención es más barato que curar. A modo de advertencia sobre la tasa de supervivencia de los registros electrónicos de los medios de almacenamiento de la Digital Preservation Coalition, ha elaborado la siguiente tabla de esperanza de vida de diversos medios electrónicos de almacenamiento bajo diferentes condiciones de temperatura y humedad relativa.

A modo de contraste de los documentos en papel que se mantienen a una temperatura de 16-19 grados centígrados y una humedad relativa entre 45-60% debe estar bin durante más de 100 años (British Standard 5454:2000).

Buen manejo y una mejor utilización de la inversión

Hay una serie de características de muchos registros existentes de creación de los sistemas electrónicos que ofrecen algunas ventajas de la gestión de los registros. La mayoría de los usuarios operar en dos o tres áreas distintas. Los equipos de trabajo están normalmente vinculados a un espacio de trabajo en grupo, que a su vez se superponen o estan vinculados a un espacio de trabajo corporativo.

Venn diagram of corporate, group and individual workspaces overlapping.
En la práctica esto significa que muchos funcionarios ya están acostumbrados a la idea de trabajar en un espacio común donde los archivos tienen que ser etiquetados de tal manera que todos puedan encontrarlos fácilmente. Los niveles de acceso permitido se controlan por un administrador de sistema local, o en el espacio empresarial por la central de gestión de TI.

Esto le da la oportunidad para la gestión de los registros basados en normas, y un grado de control central. La clave del éxito es la capacitación del personal.

Las políticas tienen que cubrir
  • Un acuerdo del archivo Plan de Espacios de archivos compartidos. En un sistema de gestión de registros este ideal se basaría en la función; la creación de nuevas carpetas sería estrictamente controlado, y el archivo de las convenciones de nomenclatura que se acuerden.
  • Documentos de MS Office.
    • El cuadro de propiedades del documento se puede utilizar para mejorar los metadatos
    • Los documentos pueden ser "declarados" como registros utilizando el 'sólo lectura' como etiquetas.
    • Las plantillas estándar se pueden utilizar para mejorar el diseño de formularios
  • De control de versiones de documentos.
    Tiene un ejemplo de cómo un equipo de proyecto SIG aplicados a la gestión de documentos de su archivo de almacenamiento.
  • La selección de los nuevos registros, la creación de sistemas, por ejemplo, las finanzas o sistemas de gestión de contenido web, se deben incluir.
    • funcionalidad para la conservación de los registros
    • la especificación genérica para responder a la libertad de información, de Protección de Datos e Información Ambiental de consultas. El Departamento de Asuntos Constitucionales del Reino Unido ha incluido una especificación en la Directgov

    E-Mails

    El control y la gestión de correos electrónicos es un tema muy amplio y controvertido que no puede llevarse a cabo en este Artículo. Sin embargo, es importante recordar que es el contenido de la información del e-mail lo que es importante y puede ser necesario retener más que el hecho de que ha llegado en un e-mail.
    Sin embargo, hay una serie de cuestiones clave, que deben ser incorporadas en cualquier política institucional de correo electrónico, tales como:
    • ¿Quién es el dueño de los e-mails, la institución o el destinatario, o es propiedad compartida de acuerdo con el contenido?
    • ¿Dónde reside la responsabilidad por la captura de mensajes de correo electrónico, el destinatario o la institución?
    • ¿Deberían todos los mensajes de correo electrónico eliminarse de forma automática en las semanas x, a menos que hayan sido específicamente guardados en los archivos de acuerdo?
    la política de correo electrónico es quizás la zona más difícil en todas las instituciones, que tendrán que resolver en virtud a la nueva Libertad de la Información y los regímenes de protección de los datos. La mayoría tendrá algunas pautas en su lugar, pero muy pocos han abordado el tema de frente. Para la mayoría de las instituciones es el área donde las consideraciones personales y de negocios se superponen de una manera muy desordenada y el volumen de tráfico parece a la intervención central, tanto engorrosa y una violación de la autonomía personal. Ha habido un estudio CSAC de este asunto - Institucional de Gestión de Registros y correo electrónico. Lo importante a recordar es que los correos electrónicos están disponibles para la Libertad de Información de las búsquedas con independencia de la voluntad o la opinión del creador.

    Hay una serie de opciones que tienen que hacerse cuando la construcción de una Política de e-mail:

    Propiedad
    • Todos los mensajes de correo electrónico pertenecen a la institución
    • Sólo los mensajes comerciales son propiedad de la institución
    • Los mensajes personales son propiedad conjunta de la institución y el destinatario o el escritor
    • Los mensajes personales son confidenciales
    Permitir que el e-Mail se use para
    • El E-mail puede ser utilizado sólo para el negocio de la institución
    • Puede ser utilizado para fines personales incidentales
    • Puede ser utilizado para todos los efectos, sin restricciones
    Etiquetado
    • Todos los mensajes de carácter personal deberán ser etiquetados como tales
    • Los mensajes deberán revelar los límites de la autoridad del empleado
    • Los mensajes personales deben llevar una advertencia de especificado
    Seguimiento
    • El E-mail puede ser monitoreado por cualquier propósito comercial sin previo aviso o consentimiento. (Esto es poco probable que sea permitido por la legislación de Derechos Humanos)
    • Seguimiento permitido con una buena causa o una obligación legal
    • Procedimientos acordados para la vigilancia
    • Falta de control
    divulgación de los contenidos
    • El contenido del mensaje puede ser revelado para cualquier propósito comercial sin el consentimiento
    • Divulgación conforme a la ley
    • Procedimientos acordados para la divulgación
    • No divulgación
    Normas sustantivas
    • El sistema no puede ser usado para fines ilegales o ilícitos
    • El sistema no puede descargar software sin la aprobación técnica y de investigación de los antecedentes
    • El sistema no puede ser usado para espionaje electrónico.
Mire esta notas de la Universidad de Northumbria política de uso del e-mail  y Guía de las buenas prácticas.

Artículos relacionados:
Gestión de los Registros (Records Management) (I)
Gestión de los Registros (Records Management) (II)




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