Gestion de los Registros (Records Management) (I)

Este artículo está dirigido a personas en educación superior y complementaria que son nuevos en la disciplina. No es una guía completa para convertirse en un administrador de registros profesionales, pero sí proporciona algunas pautas para los problemas que se enfrentan y algunas de las técnicas para superar estos. El Artículo proporciona un marco basado en una versión simplificada de los Archivos Nacionales de Australia, programa DIRKS  para la gestión de la información empresarial. Si usted viene de una biblioteca, de la información o archivos de fondo algunos de los elementos le será muy familiar.

Si usted es un administrador de registros profesionales en una gran institución el material de referencia de base le añadir poco a su conocimiento a pesar de que será la actualización del material de referencia a intervalos regulares. Sus necesidades se satisfacen mejor al unirse a uno de los de la lista CSAC, Manteniendo un ojo en materia de gestión de registros en las principales página web del CSAC , y participando en grupos de practicantes que existen en Educación Superior y Complementaria y en  la Sociedad de Gestión de Expedientes del Reino Unido. No obstante, usted puede encontrar el material útil para sensibilizar sobre los problemas de gestión de registros entre los no especialistas en su institución.

Incluso si usted es nuevo en todo esto, encontrará una lista de bienvenida en cada una de las anteriores. Records Management es una disciplina formal relativamente nueva. Los profesionales provienen de una variedad de orígenes diferentes, son muy conscientes de la magnitud del trabajo, un recién llegado puede enfrentar el trabajo por su cuenta, y si son buenos para ayudar a compartir y asesorarse de manera informal. Usted puede encontrar ayuda en materia de disposiciones legales específicas en el Servicio de Información Legal de CSAC .

La administración de registros es una disciplina de gestión de gran alcance. Las habilidades necesarias incluyen asegurar que su institución cumpla de una manera muy práctica con toda la legislación y la reglamentación que afecta a sus operaciones, personal y empresarial. Otros elementos que van desde el desarrollo de "orden y limpieza" de la información y registros para la conservación a largo plazo (10 años +) de los datos electrónicos, y la selección de registros para su posible inclusión en el archivo histórico de la institución.

Como administrador de registros se encuentra en una situación interesante en su institución. Esto podría ser caracterizado como "siempre en el medio". Con el cambio de organización son la norma, como gestor de registros que rápidamente puede convertirse en la única persona que tiene una valoración global de cómo su institución trabaja realmente y por lo tanto una valiosa fuente de consejos prácticos para todos. Por encima de todo, su éxito dependerá de convencer a ambas:

• La alta dirección de su institución que el trabajo vale la pena hacerlo bien
• Sus colegas, de los cuales los registros son un asunto secundario a su objetivo primordial de la enseñanza y la administración que hay beneficios positivos a su situación de trabajo de 'hacerlo bien'.

Las operaciones de registros y una política de gestión, constituyen el núcleo de este Artículo, se tratará en secciones posteriores o en otros artículos, ya que el tema es bastante extenso. Lo ideal sería que estos deban sentarse dentro de un marco institucional global de estrategia de la información y estar estrechamente vinculada con sus otros elementos, como de políticas y de desarrollo. En la práctica, muchas instituciones educativas en España no han desarrollado esta estrategia. Incluso en los casos que tienen, la capacidad del administrador de registros recién nombrado, la influencia será limitada hasta que tengan una reconocida y positiva "trayectoria". Esta información de ciertos aspectos técnicos de la función, pero también hace hincapié en que gran parte de su tiempo se gastará en comunicación, negociación y persuasión. Esto no es un papel para cualquiera - si después de leer esto usted encuentra que necesita más capacitación o si desea proceder a una cualificación formal se detallan en la sección final.

En resumen, la administración de registros es intrínsecamente poco glamurosa, pero vital para el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias de su institución. También es la herramienta esencial que sustenta el cumplimiento legal y reglamentario de su institución.

El vínculo entre la gestión de documentos y la legislación esto es ahora una cosa explícita. Las leyes de la libertad de expresión contienen códigos de prácticas que, aunque no es obligatorio se convertirán en las normas por las que todos los registros del sector público mantendrán las prácticas juzgadas. Estos son:

• para el Reino Unido: http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/36/contents
• para Escocia: http://www.scotland.gov.uk/Topics/Government/Finance/18232/FOI
• para EEUU: http://www.state.gov/m/a/ips/
• En España: La Constitución Española (art. 20) reconoce y protege el derecho a comunicar o recibir libremente información veraz por cualquier medio de difusión. La Ley Orgánica 2/1984, de 5 de enero, regula el derecho de rectificación. Por ley ha de regularse la organización y el control parlamentario de los medios de comunicación social dependientes del Estado o de cualquier otro ente público, garantizando el acceso a dichos medios de los grupos sociales y políticos significativos y respetando el pluralismo de la sociedad y de las diversas lenguas de España. La Ley 4/1980, de 10 de enero, regula el Estatuto de la Radio y la Televisión, y la Ley 40/1983, de 26 de diciembre, el tercer canal de televisión. La Ley 10/1988, de 3 de mayo, regula la televisión privada. Los límites para el derecho de libre información, que no puede ser objeto de censura previa, son los mismos que para la libertad de expresión. Que cada uno lo entienda a su manera...

En el CSAC han dado una orientación sobre todos estos asuntos que se pueden encontrar en http://www.jisc.ac.uk/publications y http://www.jisclegal.ac.uk.

Bajo su dirección, su institución tendrá que desarrollar políticas de creación del registro y gestión de la información que se realizan a través de fondo y de forma coherente. El concepto básico es que la información que se captura como un registro en papel, microfichas o en un sistema electrónico requiere una gestión coherente, sistemática y activa, desde el momento de su creación hasta su eliminación, ya sea por un proceso de destrucción controlada o de un archivo histórico . Este proceso es generalmente conocido como el ciclo de vida del registro o información.

¿Qué es un registro?

Los registros son los productos que registran todas y cada una de las transacciones comerciales y administrativas de una institución y detalles acerca de sus estudios, del personal y todos sus contactos externos. Ellos son el recurso fundamental para su continuidad efectiva. También forman la memoria colectiva que debe estar disponible más allá de la vida o la memoria de trabajo de un solo miembro del personal.

El expediente es la declaración final sobre el proceso de transacción o negocio que representa. Una vez que se decretó, debe permanecer inalterada en el tiempo, no importa cuántas veces se recuerde para su uso. El plan incluirá información única y / o datos y es probable que sea el resultado final de un documento y el proceso de gestión de versiones. Si la información o datos que contiene se requiere para procesar más lejos, esta debe ser copiada y se creará un nuevo documento.

Hay que tener en cuenta que incluso cuando el método de la transmisión de un expediente se pueda usar el correo de papel y la superficie del documento es probable que haya sido creada por medios electrónicos en una PC, usando un paquete de procesamiento de textos. El original por lo tanto puede ser la última versión electrónica, pre-impresión-fuera en lugar de una copia impresa fotocopiada o segunda que se coloca en un fichero manual. Si la versión en papel se firma o no formalmente autentificada se considera como el "original" en la ley.

¿Qué es un documento?

La mejor manera de pensar acerca de un documento es que es un trabajo en progreso por un individuo o grupo de individuos. Sólo en su forma final, tiene la posibilidad de convertirse en un registro. Todos los documentos y registros contienen información y / o datos y requieren etiquetas o metadatos para que puedan ser identificados y recuperados. Los sistemas formales de gestión de documentos son ampliamente utilizados, para controlar y seguir el desarrollo a través de versiones y la edición, pero en algún momento una versión final, que se decida, es esta versión la que tiene la posibilidad de convertirse en un registro.

De lo que se ha dicho, ya que no todos los documentos que se convierten en registros, y del mismo modo que no todos los registros son documentos. Un registro también puede adoptar la forma de una base de datos o de sus elementos, una película, una grabación de sonido, y un número indeterminado de otras posibilidades.

¿Qué es la administración de registros?

La administración de registros es un proceso para la gestión sistemática de todos los registros y la información o datos que contienen. Tradicionalmente, estos se llevaron a cabo en papel, o más recientemente en microfilm o ficha, pero ahora se introducen o almacenan cada vez más dentro de los sistemas electrónicos.

El concepto central es el ciclo de vida de la información, que considera que la información tiene una serie de fases desde la creación hasta la disposición final a través de un proceso de destrucción controlada o se han añadido al registro a largo plazo o permanente (el archivo) de la institución u organización que representa.

En la mayoría de los casos la vida útil puede ser pre-determinada en la creación del registro por el uso de la retención de pre-definidos o programas de destrucción.

La buena administración de registros se basa en los principios de revisión periódica y en la retención o destrucción controlada de la información.

El objetivo es que el registro debe ser gestionado y mantenido de tal manera que;

• Cumple con todas las necesidades empresariales internas
• Defiende la Institución y a su gente contra todas las demandas externas
• Es compatible con todos los requisitos reglamentarios y legales
• Es capaz de proporcionar la evidencia primaria o secundaria de un proceso de transacción o negocio que es admisible en un tribunal de justicia
• Se mantiene o es almacenada en la forma más económica de conformidad con los objetivos antes mencionados

Y, por último

• Se elimina de una manera tal que sea auditable, y cumple con todos los requisitos ambientales y otros.

¿Cuál es el ciclo de vida de la información?

Tradicionalmente, el ciclo de vida se ha representado mediante un diagrama lineal con el eje horizontal que representa el "tiempo" de la creación.

El proceso de revisión puede ser simplificado mediante la asignación de períodos de retención predefinidos para las categorías de información en la fase de creación de la información.

Si nos hacemos la pregunta, "¿Cuánto tiempo debe permanecer algún registro como registro actual, que pueda ser necesario para el diario de negocios? la respuesta no es sencilla. El Tiempo desde la creación de la información en el registro no puede ser nunca el único criterio. El sentido común sugiere que las funciones de negocio necesitan, para mantener un cierre de registro en mano, que está al día, durante períodos de tiempo distintos. En algunos casos podría ser de tan sólo unos días, en otros, podrían pasar varios años.

Por ejemplo, la longitud de tiempo que un expediente académico del estudiante se mantiene activo dependerá,

• de la duración del curso,
• si el estudiante progresa a otro curso en la misma institución,
• si se trata de un curso que conduce a una cualificación profesional reconocida. Áreas tales como medicina, enfermería, arquitectura, derecho de ingeniería, puede requerir que algunos elementos del expediente del estudiante se mantengan durante al menos la vida laboral del individuo,
• si la entidad utiliza un sistema de información estudiantil electrónico que se establece para retener datos de los estudiantes 'para siempre'.

Del mismo modo, la fase de semi-actual tendrá una duración de períodos de tiempo variables. Lo mejor es la definida como el período de tiempo en el que podría ser el registro necesario, pero no regularmente.

En los flujos de información práctica a través de una institución son más variados y tienen diferentes requisitos. Es útil para representar a estos tres como los flujos de información que representan distintos requisitos sobre la información.

Esto representa una visión más dinámica del proceso de ciclo de vida. El Tiempo desde la creación se vuelve menos importante que la función en los registros de información.

En los Registros Permanentes  se incluyen las categorías tales como las actas de los órganos rectores, estatutos, cuentas anuales auditadas, ejemplos de material publicado, y muchos otros. Los criterios clave para la inclusión en esta categoría son las siguientes:

• será necesario durante el tiempo que la institución tenga una existencia,
• es un requisito legal permanente, o alternativamente,
• pasa a formar parte del archivo histórico

Hoy en día la Información sobre Operaciones es casi siempre contenida dentro de los sistemas electrónicos y es información que no tiene principio, medio o estado final aunque es probable que sea una pista en la auditoría de los cambios. En la mayoría de los procesos representa una primera etapa de procesamiento de datos y es probable que sea representado como información procesada en el flujo de información limitada en el tiempo. Estos, a su vez, pueden ser tratados posteriormente y se resumen como parte de un registro permanente.

Un ejemplo es el progreso de la información en una factura de compra a través de una cuenta final controlada y publicada.

El flujo en el  límite en el tiempo  de la información, tiene dos fases. Al principio se trata de información actual, que puede ser utilizada sobre una base diaria o semanal. La segunda fase es cuando la información tiene que ser mantenida por razones legales o de otra índole, pero rara vez se requiere para fines operativos. Este es el flujo de información a la que los períodos de retención se puede aplicar.

Un ejemplo de ello es el expediente académico que se requiere de forma regular mientras el estudiante asiste a la institución y su progreso está siendo monitoreado de manera regular. Ésta es la información actual. Después de que el estudiante ha dejado la institución, la información se convertirá en no corriente, pero las partes de ese registro se mantendrán durante muchos años y puede ser requerida de forma muy ocasional.

¿Qué son los periodos de retención?

Estos son los períodos de tiempo, que van desde unos meses a la permanencia durante el cual un registro tiene que ser mantenido por una institución. Esto generalmente se determina por ley, son legales, reglamentarios o de cumplimiento del negocio, o cuando éstos no se aplican, por una mejor evaluación de los riesgos involucrados en la destrucción contra los costos de retención. El período de conservación puede consistir en:

• Un número fijo de años a partir de la creación:
  La mayoría de los registros financieros de las organizaciones tienen que mantenerse para el año en curso, seis años para cumplir con las regulaciones del IVA y de impuestos, un total efectivo de 7 años. En este caso, la fecha de destrucción que se conoce, fija y de que se proceda sin más intervención.
• La vida de la operación + un período determinado de años.
  Los contratos comerciales se mantendrá durante la vigencia del contrato + 6 años. El número exacto de años dependerá de la duración del contrato.

En algunos casos los registros creados en el mismo día por el mismo tipo de transacción y aparentemente similares pueden deberse a la destrucción final de año de diferencia. Los archivos del estudiante de nuevo un ejemplo obvio. Registros detallados de los estudiantes de enfermería se requiere para toda la vida laboral de la enfermera. No quiere decir que cada pieza de papel o de la información que se incluye en un 'archivo' tiene que ser mantenido a lo largo. La legislación (protección de datos), el sentido común y la eficiencia dictan que el contenido del 'archivo' debe ser revisado, y la mantenerlo un mínimo necesario. Las pensiones, los estudiantes y muchos tipos de registros de recursos humanos caen dentro de esta categoría. En muchas organizaciones la práctica es revisar estos archivos después de 5 años, revisar el contenido, retirar todo el material superfluo y, en efecto crear un nuevo archivo, o archivos, algunos de los cuales pueden ser organizados de forma individual de acuerdo a la fecha de eliminación. Este proceso será registrado y auditado.

Reconocimiento de las Normas

Los Códigos de Prácticas se señalan en la introducción de este Artículo y se basan en normas reconocidas internacionalmente, de prácticas para la gestión de documentos en el mundo de habla Inglesa. Mientras que estas tienden a ser muy detallados y son preceptivas en el tono es ciertamente una buena idea para que estas estén en su biblioteca de referencia rápida. A nadie le recomendamos conocer estas de memoria, y no estar leyéndolas a  la hora de acostarse. Por otro lado están las normas claras y objetivas de que su trabajo se puede juzgar tanto por sus próximos y por los foráneos, y la mayoría tienen un resumen de los puntos clave, que son muy útiles en el proceso de persuasión.

Estas normas se dividen en tres categorías:

• Normas técnicas para la seguridad de la información, gestión de documentos, el microfilm y la gestión de expedientes electrónicos
• ¿Cómo proporcionar los registros para que sean capaces de ser reconocidos como auténticos en un tribunal de justicia?
• La certificación de copias de los documentos

El propósito de estas normas es proporcionar una garantía de la autenticidad y la integridad de una copia de cualquier documento, que se produce para cualquier propósito. ¿Por qué es necesario?
Hay una creciente evidencia anecdótica de que las autoridades están haciendo una distinción entre la gestión de registros y el procesamiento de la información, es decir, situaciones en las que podría o el registro no pueda ser modificado antes de su presentación. La distinción es particularmente importante en el caso de los registros electrónicos.

¿Por qué es necesaria ahora la administración de registros?

• Todas las instituciones de educación postsecundaria y superior operan en un mundo complejo de cuestiones legales y reglamentarias. Las sanciones por el incumplimiento son cada vez más duras, tanto a nivel personal para cada miembro del personal, como para la institución.
• Vivimos en una sociedad cada vez más litigiosa, que cree que debe ser recompensada, o compensada por lo menos, por los fallos de las demás.
• El instinto natural de la mayoría de las instituciones dadas en  este escenario es cerrar filas y dar la información mínima posible para el público. Esto no es una opción en cualquier lugar del Reino Unido para el Sector Público, que en el 2010 libero la información de sus archivos.
• La Libertad de Información (FOI) de las leyes entraron en vigencia en enero de 2005 (hablamos de Reino Unido). Todas las consultas por escrito y los correos electrónicos tienen que responder en un plazo de 20 días hábiles. Para complicar aún más la vida de la Protección de Datos en las investigaciones, tienen que ser respondidas dentro de los 40 días naturales. Las solicitudes de información dentro de 30 días del calendario. Si estas peticiones son de información basada en la libertad de información pueden solicitarla cualquier miembro del personal, y no hace falta decir por qué y para qué la información se quiere.
• La memoria personal de los distintos miembros del personal acerca de las iniciativas anteriores, los procedimientos y la organización es cada vez menos fiable,
  
  • medida que aumenta la rotación de personal;
  • como las instituciones crecen rápidamente y cambian su estructura organizativa con más frecuencia.
• La administración de registros es un factor clave en el aumento de la eficiencia organizativa

La elección es entre salir del paso y esperar que todo irá bien, o se establece un programa de gestión de registros.

Beneficios de la adopción de un Programa de Gestión de Registros

La pregunta clave que siempre se plantea es "¿Qué es esto y cuánto va a costar?"
Esa es una pregunta difícil de responder definitivamente ya que en parte dependerá del tamaño de la institución, los resultados de la auditoría de la información (explicado más adelante en otro post), la longitud de tiempo que está disponible para lograr resultados, y la cantidad de los recursos humanos disponibles para la tarea.

La respuesta honesta y sencilla es que siempre habrá costos iniciales, pero el objetivo es que estos se reducen de los ingresos y los gastos de capital durante un período de 3-5 años y que se producen en en el curso de la eficiencia empresarial. Exactamente cómo usted va sobre el cálculo de éste dependerá de los sistemas de contabilidad en su institución. Los asuntos específicos, sobre los cuales usted necesita la información de sus finanzas, los bienes y / o el departamento de recursos humanos, son:

• ¿Cómo se calculan los costos de propiedad?. Lo que está después es el costo de servicio por metro cuadrado de superficie de los edificios ocupados por la institución. Esto puede variar enormemente dependiendo de dónde se encuentran, los principales centros de la ciudad o el campo. Es muy posible que la información no estará disponible en este formulario y que tendrá que hacer una estimación aproximada de la información que usted puede conseguir.
• ¿Cómo se calcula la depreciación de los equipos?. Un PC puede ser considerado como que no vale nada después de 4 años, mientras que la estantería o mueble sólo podrán ser dados de baja después de 15 años. El problema potencial es que su institución no puede haber hecho estos cálculos, o incluso tener un equipo de gran escala y el inventario de los muebles. Una vez más tendrá que hacer una estimación basada en la información que usted pueda conseguir.
• El costo promedio por hora del personal en diferentes niveles de clasificación. Si usted va a tratar de calcular el valor de tiempo del personal salvo por una mayor eficiencia, usted necesita saber lo que cuesta en el primer lugar.

Algunos hechos que le gustaría tener como punto de partida.

• Una auditoría de la información por lo general produce por lo menos un ahorro del 50% en el requisito de la oficina de presentación y más aún en las áreas de almacenamiento. Este beneficio se puede calcular en términos del costo de la superficie del suelo, guardar lo que podría ser mejor utilizados para otros fines. También es un beneficio para agregar el costo de los equipos liberados para otros fines o compras de equipo. Este es un beneficio único que se puede utilizar para ayudar a compensar los costos iniciales.
• Si su institución se está moviendo a un nuevo local o a un departamento, se está moviendo a un nuevo edificio que es raro tener más espacio de almacenamiento como en edificios antiguos. Esto es generalmente visto como una oportunidad para una salida clara. A nivel práctico, lo que suele suceder es que los registros no corrientes son arrojados a las cajas y luego se envían a un almacenamiento comercial. recuperación racional es casi imposible porque la basura se mezcla con los registros valiosos y es raro que los contenidos de la caja se registren en una forma recuperable. 'Varios archivos de la directora, 2007-11' La categoría no es útil sobre todo si hay otras 20 cajas etiquetadas de la misma manera. La gestión de ese proceso y el costo en curso es una gran oportunidad para demostrar las ventajas de la gestión de los registros formales.
• Se ha estimado recientemente por una empresa consultora que el 45% del tiempo del personal administrativo se gasta recuperando información de un tipo u otro. Si ese tiempo se puede mejorar en un 20% o 10%, entonces hay un claro aumento de la productividad en curso cuyos beneficios económicos se pueden calcular.

Un ejemplo de un resueltos de costo / beneficio es proporcionado por el proyecto AFFIRM, que fue desarrollado por el Consorcio Occidental de Colegios como parte de un programa de gestión de los principales registros CSAC.

Crudas medidas financieras, como unidad de cálculo de costos, puede resultar beneficioso para usted en las etapas iniciales de su papel, especialmente porque algunas de las ganancias pueden ser muy grandes en una institución que es ineficiente en su gestión de registros. Lo difícil es mantener la producción de este nivel de ejercicio en los beneficios de años, como en la administración de registros cuando se convierte en norma.

Una medida más económica que usted debe considerar son los costos que se aplican a la institución si no se cumple, o no pudieran cumplir con la legislación y la reglamentación bajo la cual operan. Esto no es simplemente una cuestión de las sanciones pecuniarias por incumplimiento legal, sino también los gastos legales y el aumento de las primas de seguros que también podrían aplicarse en circunstancias particulares.

En el mediano y largo plazo es posible que desee desarrollar medidas no financieras a sentarse junto a estos. Estos son otros objetivos, que reflejan su propia experiencia y necesidades, y al que se comprometan públicamente. Estos también pueden ser públicos los acuerdos de nivel de servicio y los objetivos de rendimiento aprobado por la alta dirección. En las empresas comerciales de todas estas medidas se unen en un "cuadro de mando integral", cuyos objetivos son evaluados anualmente y si es necesario se ajustan. Hay una literatura muy grande sobre este tema. Aunque este método de evaluación de la eficiencia está empezando a tener impacto en las instituciones de España su uso está más desarrollado en los EE.UU. - información adicional está disponible en El Balanced Scorecard Institute

Entre los beneficios no financieros se pueden resumir de la siguiente manera:

Eficiencia

• La información siempre se pueden recuperar de forma rápida y fiable
• La información está disponible para apoyar la toma de decisiones estratégicas
• El acceso a la memoria colectiva de una institución proporciona precedentes para las acciones, y debe evitar la necesidad de "volver a inventar de nuevo"
• Simplificación de los procesos de negocios (el análisis funcional es una parte fundamental de un programa de gestión de registros sistemáticos)
• Reducción de costes y el cumplimiento reglamentario de la recuperación
• Una mejor utilización del espacio de oficinas (caracterizada por la reducción del número de archivadores llenos de papel en desuso en oficinas, y el aumento de espacio para las personas)
• Reducción de gastos generales de almacenamiento y recuperación de la información

Ventaja Competitiva

• de gestión a largo plazo de los activos físicos
• Mejorar la imagen pública por la capacidad de responder rápida y adecuadamente a las solicitudes de información
• Capacidad de responder rápidamente a nuevas situaciones
   

En los siguientes posts seguiremos hablando de este tema, con los subtítulos: 

- Pasos hacia la buena gestión de documentos

La Comisión de Auditoría de Información

- ¿Por qué es y por dónde empezar?

- Objetivos de la Auditoría de la Información

- Una advertencia de la Salud

- La relación entre la política y Auditoría

- Una estrategia de comunicación

- Recopilación de información

- Registros Electrónicos

- Buen manejo y una mejor utilización de la inversión

Análisis Funcional

- Ventajas y Desventajas de la Clasificación Funcional

- Un ejemplo práctico

Registros de los horarios de retención

- Evaluación del riesgo y Registro Civil

- Recuperación de Desastres y destrucción controlada

Aplicación y revisión

Para concluir

Fuentes de información adicional y Formación

Artículos relacionados:

Records Manager: Descripción del trabajo y actividades

Gestion de los Registros (Records Management) (II)

Gestion de los Registros (Records Management) (III)

Gestión de los Registros (Records Management) (IV)


 

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