¿Cómo enviar nuestra campaña de e-mail marketing?

El E-mail Marketing es una herramienta de marketing mediante el envío de Newsletter que sirve para fidelizar clientes y aprovechar los prospectos conseguidos en el transcurso del tiempo y así efectuar una comunicación comercial y/o institucional. La finalidad de una campaña de E--mail Marketing es fortalecer e incrementar la relación con los clientes habituales o conseguir nuevos. Esto marca una tendencia importante en toda Europa y América Latina ya que las inversiones en este tipo de herramientas crece día a día. Cuando una persona recibe una Newsletter, no quiere recibir un SPAM, desea recibir información relevante.

Mensajes aburridos, poco originales o una alta repetición de mensajes con fines comerciales, disminuirán la efectividad de su campaña de e-mail marketing y finalmente se perderán muchos de los contactos logrados. Es recomendable incluir ofertas tentadoras en sus Newsletters. Si le dan a sus contactos una razón para hacer negocios con su empresa, las ofertas serán exitosas y su empresa comenzará a facturar más. Pero si sus newsletters con ofertas que son muy seguidas y repetitivas, sus e-mails serán ignorados por los suscriptores.

Superados los posibles problemas de la línea de asunto, la maquetación de una Newsletter o e-mail, nos topamos con el contenido en sí del mensaje. Dependiendo si es un correo electrónico publicitario o si es una newsletter, la forma efectiva de presentar los contenidos difiere, como ya vimos en el artículo anterior (El contenido para el e-mail marketing y la newsletter). Ahora nos queda conocer cómo enviamos nuestra campaña de e-mail marketing.

Desde el comienzo masivo del correo electrónico allá por el año 1995, el Email Marketing como herramienta de marketing siempre estuvo presente. Por un tiempo no fue bien visto porque siempre se lo asoció al SPAM (que significa correo no deseado). Pero con el correr del tiempo renació y hoy en día es una herramienta de marketing muy consolidada dentro del mercado del marketing digital. Se comenzaron a desarrollar herramientas específicas para el envío de Newsletters las cuales tienen la posibilidad de que el usuario se desuscriba si no está más interesado en recibir información. Por eso, el E-mail Marketing es efectivo cuando se envía a los propios clientes o prospectos.

Para que una campaña de E-mail Marketing tenga éxito, la primera condición es enviarle el correo a personas que efectivamente quieran recibirla. Las campañas de e-mail marketing deben ser creadas considerando la comunicación a enviar, y la landing page (página de destino) al que dirigimos a los suscriptores para que tomen una acción y luego una decisión. Por eso, es importante un diseño cuidadoso y profesional de las Newsletters y de la página de destino donde podrán descargar una demo,ver una promoción o leer un artículo.

En resumen, el mensaje debe lograr su objetivo: convencer, informar, lograr un resultado en la realización de una acción. Una campaña de E-mail Marketing bien planificada tiene la ventaja de ser altamente efectiva, con una inversión relativamente baja.

Principalmente tenemos tres formas de envío: por nuestra cuenta, utilizando un software especializado en e-mail marketing y mediante empresas que gestionan campañas.

Envío del e-mail por nuestra cuenta

Si nuestra base de datos es muy pequeña, enviar el e-mail publicitario a través de nuestro propio programa de correo puede ser una opción.

En este caso, conviene ser extremadamente cuidadosos con la opción de enviar el e-mail a una dirección con copia al resto de contactos sin poner copia oculta. Use el campo "CCO" (con copia oculta) para que los destinatarios no vean las direcciones de los demás usuarios. Ese simple error delata la peor de las imágenes en el envío de un e-mail.

Para el diseño del e-mail utilizaremos algún programa de diseño Web con el que programar el código HTML del mismo. Luego se exportará al programa de correo desde el que se puede programar el envío.

No obstante, enviar e-mails publicitarios a través de nuestro programa de correo puede acarrear muchos problemas cuando la base de datos es grande.

Para un uso profesional del e-mail marketing recomendamos las dos opciones siguientes:


Envío del e-mail utilizando un software especializado en e-mail marketing

Cuando nuestra base de datos comienza a ser importante, una opción es suscribirnos a soluciones online especializadas en la gestión y envío de campañas de e-mail marketing.

Panel de control

Estos programas evitan múltiples problemas a la hora de enviar nuestro e-mail y minimizan la posibilidad de que no lleguen los e-mails  a sus destinatarios. Cuando la base de datos es muy grande se envían los e-mails en varios grupos y de esta forma se evitan ciertos filtros antispam de muchos programas de correo.

Herramientas comerciales para el e-mail marketing:

• Siebel CRM de Oracle: posee la capacidad de gestionar eficazmente los datos y las relaciones con los clientes en toda la empresa. Siebel Email Marketing se integra perfectamente con sus aplicaciones Siebel CRM, proporcionándole una solución completa para gestionar las comunicaciones y las relaciones con los clientes.
•  eCRM XPROFILER™: herramienta completa para el e-mail marketing. XPROFILER es una completa solución profesional para la gestión y envío de e-mails publicitarios, e-mailings o newsletters, que combina la tecnología más potente con interfaces sencillos.
• StrongMail: una herramienta que aunque es un tanto cara es la mejor, al menos para mí. Strongmail (www.strongmail.com) te permite guardar templates, puedes trackear todos y cada uno de los vínculos que tenga el Newsletter, puedes actualizar la base de datos a quienes enviarás la lista, entre muchas otras cosas, una herramienta muy completa.
•  EmblueMail: el servicio es excelente y muy profesional. Si te inscribes, te pueden dar una versión demo para 500 correos de prueba. ¡Ojo!, no aceptan ningún tipo de Spam.  
• MailChimp: Únete a más de 100.000 clientes que utilizan la API MailChimp para sincronizar sus bases de datos de clientes, CRM, CMS y los carros de la compra.
• ConstantContact: Usted obtendrá todo lo necesario para crear boletines efectivos y correo electrónico profesional. Tiene una prueba gratuita por 60 días. Posee más de 400 plantillas.
• CampaignMonitor: Campaign Monitor ofrece todo lo que un diseñador necesita para ejecutar con éxito las campañas de marketing por correo electrónico para ellos y sus clientes. Incluso puede renombrar la interfaz, crear sub-cuentas para sus clientes y dejar que ellos envíen a sus propias campañas.
• iContact: El email marketing de gran alcance con el CRM Perfecto - iContact para Salesforce CRM, es una solución con herramientas de Salesforce en el cliente de gestión de relaciones. Por lo que le permite participar, convertir y retener a sus clientes, clientes potenciales y contactos,  iContact de Salesforce integra a la perfección para verse y sentirse como las herramientas que ya está utilizando.
• VerticalResponse: Crea y envía mensajes de correo electrónico, boletines de noticias y promociones en minutos. Amplía su alcance con la participación social en Facebook y Twitter. Maximiza el retorno con precios asequibles y planes flexibles. Posee más de 700 plantillas diseñadas por profesionales para elegir.

Una de las ventajas que ofrecen los programas especializados en la gestión de campañas de e-mail marketing es que permiten configurar la programación de uno o varios envíos de correo electrónico de forma automática. Muchos programas permiten establecer la fecha y hora futura de un determinado envío de e-mail.

Si somos una empresa que constantemente estamos enviando e-mails a diferentes bases de datos, programar un calendario de envíos es la forma más eficaz de administrar nuestra campaña de e-mail-marketing.

Envío del e-mail mediante empresas que gestionan campañas

Existen empresas especializadas en la gestión  e-mail marketing que, a partir de los objetivos de una campaña, se encargan de la segmentación de la base de datos, diseño del e-mail, envío del e-mail y medición de la campaña. Los modelos de costes varían por empresa y suele basarse en el coste por lead, coste por el tamaño y calidad de la base de datos, coste por acción, etc. Estas empresas, en base a su experiencia en distintos sectores, conocen las tácticas que maximizan la rentabilidad en una campaña de e-mail marketing.

¿Cuándo enviar un e-mail publicitario o newsletter?

Los mejores días

• Evitar días de estrés o de mucho trabajo: ni lunes (recién comenzando el plan de trabajo de la semana), ni viernes (todos están pensando en el fin de semana). Esos son los peores días…martes, miércoles y jueves los más indicados.
• Evita los fines de semana, ya que mucha gente no se conectará a Internet para ver su correo. Lo más probable es que estarán preocupados de otras cosas y no de revisar el correo electrónico.

El mejor horario

• Por experiencia, los envíos realizados después de la hora del almuerzo son los peores, además tienen la desventaja que no puedes monitorizar en directo las 8 primeras horas de tu campaña donde se realiza más del 50% de aperturas clicks.
• Evita también las primeras horas de la mañana, ya que si tus contactos ingresan al correo desde el trabajo, tendrán primero que leer y despachar sus e-mails laborales.
• Hay 2 horas que suelen funcionar bien: 10:00-10:30 por la mañana y 13:00-13:30, justo antes de salir a comer. 
• No enviar por la noche: enviar un e-mail después del horario laboral habitual suele aumentar las posibilidades de que ese e-mail se vea agrupado en el correo del día posterior.
• Tratar de ser disciplinado con la frecuencia de envío en el caso de las Newsletter: en este tipo de e-mails, mantener fija la frecuencia de envío es una práctica recomendable. Si solemos enviar un boletín cada treinta días no es un buen indicio dejar de enviarlo por tres meses y luego enviarlo cada diez días. Lógicamente estas son referencias y dependerá mucho del comportamiento de cada uno de los receptores, pero nunca debemos olvidar que el éxito de una campaña de email marketing está directamente relacionada a las buenas prácticas de quien la ejecuta.

Fuentes y recursos sobre E-mail marketing:

• La mejor manera de enviar Newsletters y de conducir campañas de email marketing (Emailing Software)  
• Guía práctica del e-mail marketing del IAB Spain

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