Gestion de los Registros (Records Management) (IV)

Las Políticas de retención y la gestión de los registros tienen que estar omnipresentes pero no invasivas.

Aborde los retos y las oportunidades a que se enfrenta con soluciones relacionadas con políticas de retención y gestión de registros. Infórmese sobre EMC Documentum Records Manager, que facilita el control de todo el ciclo de vida de los registros corporativos: creación, protección, acceso y destrucción, según una amplia variedad de políticas aplicadas por el sistema.

Es un tema que todos en las empresas debemos de conocer. No, solamente la persona que trabaja en esa oficina o que tiene como labor archivar lo que debe conocer o NO. Estamos equivocados si creemos que es así. 

USUARIOS = producen la información
NOSOTROS= gestionamos o transformamos la información en conocimiento para la empresa
GESTIÓN= Movimiento, dirección de la información

NORMA INTERNACIONAL ISO 15489-1 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN – GESTIÓN DE DOCUMENTOS La normalización de las políticas y procedimientos de gestión de registros asegura que se preste una atención y protección adecuada a todos los registros, y que la evidencia e información que contienen se puedan recuperar en la forma más efectiva y eficiente mediante el uso de prácticas y procedimientos normalizados.

Seguimos hablando de este tema como lo hicimos en los tres posts anteriores:

Gestión de los Registros (Records Management) (I)
Gestión de los Registros (Records Management) (II)
Gestión de los Registros (Records Management) (III)

Análisis Funcional

Esta es la segunda de las cinco fases del proceso de gestión de registros.

El análisis funcional inicia con: los requerimientos de las aplicaciones, las descripciones a muy alto nivel de las actividades ejecutadas dentro de una organización y el flujo de datos que se intercambia entre las actividades. El resultado producido por el análisis funcional es: a) una colección de esquemas de función, los cuales describen tales actividades y, b) el flujo de la información a través del uso de los específicos que son los modelos de función.

Las etapas dentro del diseño funcional, se llevan a cabo en dos niveles principales:

1. Diseño de aplicaciones a muy alto nivel.- El cual consiste en mapear los esquemas de función dentro de las especificaciones de las aplicaciones.
2. Especificaciones de las aplicaciones.- Estas describirán, a un nivel alto de abstracción, el comportamiento de los programas de aplicación. En particular, como se llevarán a cabo las aplicaciones de acceso a la base de datos académica.

Los pasos principales para la metodología de análisis funcional son:

1. Diagrama de flujo de datos
2. Especificaciones funcionales
3. Diccionario de datos
4. Lógica de los procesos

Vale la pena destacar de nuevo los cuatro puntos que se han hecho ya:

• La Gestión de los registros y la auditoría es una responsabilidad de las empresas. Uno de los objetivos a largo plazo de la auditoría de la información es asegurarse de que las diferentes áreas de la organización manejen los registros con la misma función exactamente de la misma manera y de acuerdo con criterios idénticos. En concreto, los registros del estudiante en la facultad, escuela o departamento que necesita X para ser tratados exactamente de la misma manera que los de Y. Cuanto mayor sea el colegio o Universidad, y a más descentralizado de la estructura de gestión, mayor será el riesgo de variaciones significativas en la práctica .

• A pesar de que se haya reunido la información de acuerdo con la estructura organizacional de la institución, no hay necesidad de organizar los hallazgos de esta manera. Usted encontrará que la función de admisión de estudiantes es más o menos los procesos de la misma empresa a través de su institución. Evidentemente, es mejor si todo el mundo usa los mismos términos que para este proceso, ya que esta es una categoría de información que pueda ser compartido. En pocas palabras, el análisis de la información recibida se hará de acuerdo a la finalidad o la función para la que se creó el registro en vez de por el departamento que lo creó.Vea la estructura organizacional de la Universidad de Alicante y se dará cuenta de la complejidad del trabajo en la Gestión de Registros.

• Algunos elementos de este enfoque para el mantenimiento de registros ya existentes en el e-sistemas de la mayoría de las instituciones. El desarrollo de espacios de trabajo en los servidores que pueden ser compartidos por un grupo de compañeros de trabajo, requiere fundamentalmente de una estructura acordada de nomenclatura para los archivos, y el convino en los procesos de gestión.

• Otra razón para acercarse a la tarea de esta manera es que, aunque la estructura organizativa de su colegio o Universidad va a cambiar (por ejemplo, cuando los departamentos se fusionen) la razón fundamental para crear el registro tiende a ser igual. Las funciones que terminan con el cambio organizacional puede convertirse simplemente en una series de documentos "cerrados", mientras que los que siguen muestran la continuidad subyacente. También significa que no tiene por qué ser constante la revisión del plan estructural de los registros, ya que los tipos de registros más nuevos pueden tener cabida dentro de la estructura existente. Si una función completamente nueva se crea, esto se puede añadir.

Esta forma de ver el proceso de clasificación del registro es fundamental para la gestión de documentos con éxito y por lo general designado el análisis funcional. Es la herramienta clave para lograr el control intelectual de los registros de la institución y los procesos de negocio que los creó.

El término empleado habitualmente para describir el resultado de este es un plan de archivo corporativo, y acordaron nombrar a los convenios taxonomía.

Ventajas y desventajas de la Clasificación Funcional

En los "días de los malos tiempos antes de los sistemas electrónicos de barrido", muchas organizaciones tenían un registro que controlaba, con nombre, seguimiento, recuperación y almacenaje los archivos en papel y estaban compuestos por los empleados del archivo. El éxito dependía de las habilidades y el cuidado de los administradores de la organización, pero en la práctica esto a menudo era variable. Esto significa que con los permisos adecuados y los controles de muchos miembros del personal podrían compartir la información de los archivos contenidos (aunque no simultáneamente). Los sistemas electrónicos, especialmente computadoras de escritorio, acabaron con todo esto, pero realmente no lo sustituyo por nada comparable. No se consideró necesario. El cambio de día han cambiado los requisitos. Una forma de ver un plan de archivo corporativo como técnica para reafirmar el control sobre los activos de información corporativa.

Ventajas

• El modelo de sistemas de publicación a la que la mayoría de Universidades y Colegios durante 16 años en el Reino Unido, que se han registrado, son organizadas por función. Era la única manera en que las plantillas podrían ser concebidas, dada la gran variedad de estructuras organizativas. Las principales categorías funcionales de alto nivel en Escocia en la Educación Superior son:

1. INFORMACIÓN GENERAL
2. ACCESO A LA INFORMACIÓN
3. GOBIERNO
4. RECURSOS FINANCIEROS
5. PLANIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
6. CONTRATACIÓN
7. GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
8. COMERCIALIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS
9. RECURSOS HUMANOS
10. RECURSOS FÍSICOS
11. SALUD Y SEGURIDAD
12. APOYO A LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD
13. ESTUDIANTE DE ADMINISTRACIÓN Y DE APOYO
14. ENSEÑANZA DE CALIDAD
15. SERVICIOS DE INFORMACION
16. EXTERIOR Y RELACIONES CON LA COMUNIDAD
17. GOBIERNO Y RELACIONES REGULADOR

• La versión de los Colegios 'es muy similar, excepto en la categoría 7, que ha sido eliminada.
  
• Las funciones no cambian con el tiempo
• Los archivos pueden ser fácilmente identificados y utilizados sin afectar a la clasificación fileplan
• Hay una mayor difusión de la propiedad
• Hay una mejor búsqueda y recuperación de la información
• La transición del papel a los sistemas electrónicos se hace más simple y más transparente
• Las nuevas funciones se pueden añadir
• Los procesos de trabajo son identificados y mapeados
• Un fileplan y una taxonomía debe ser concebidos como parte de la preparación para el documento electrónico y los sistemas de gestión de registros

Desventajas

• La aplicación de dicho sistema a través de una institución requiere un cambio cultural en la organización y las actitudes. Se requiere también una confianza en los sistemas en su lugar. Es a la vez una organización y una cuestión de personas.

• Para la relación de que el 'primer contador de tiempo "entre en la estructura organizativa en los departamentos, las escuelas y las facultades que sea fácil de entender, no se refiere de inmediato a la estructura de los archivos de las empresas según su función. Esto parece ser una abstracción intelectual más que una herramienta de negocios. Lo curioso es decir que una vez está en marcha este sistema se convierta en la naturaleza casi en segundo lugar, porque elimina la incertidumbre del '¿Qué voy a llamar a este, y donde se que lo presenté para que pueda encontrarlo de nuevo?'.

• El mayor obstáculo a vencer es la percepción que el trabajo es "mi trabajo" en lugar de parte de un proceso de negocio más grande que debe ser compartido (como en la práctica suele ser). La clave no es quién posee la obra, pero ¿cómo se hace el trabajo?.

• Las mayores formas de organización de los archivos por temas, los autores o departamentos debe ser irrelevante, y la sensación de pérdida por parte del personal de control de la taxonomía del archivo tiene que ser contrarrestada por lo que es más fácil de recuperar y compartir toda la información.

Clasificación Funcional - Un ejemplo práctico

Considere la función de 13 estudiantes de administración y su soporte técnico. Esto tendrá una serie de sub-funciones en virtud del mismo, tales como "la admisión de alumnos" o "el aprendizaje y la enseñanza". Esto, a su vez se subdivide en una serie de actividades tales como «la cesión de marcados ',' las asignaciones establecidas", "seguimiento del desempeño del estudiante y así sucesivamente. En este nivel 3, es posible dejar una buena dosis de flexibilidad, siempre que se ajuste a la estructura general de la función y la función de sub-. Para una persona que opere en este sistema, la estructura de los archivos disponibles en la pantalla desde una unidad compartida.

Los Registros Horarios de Retención

Esta es la tercera de las cinco fases en el proceso de gestión de los registros.

Un programa de retención es una lista de registros para los que las fechas de la destrucción predeterminadas se han establecido. También es conocido por una variedad de otros nombres incluidos los cuadros de eliminación, destrucción y horarios. El objetivo de la auditoría de la información tiene por objeto establecer las categorías de los registros para los que no hay una fecha de eliminación conocida. La Retención de la Lista trae toda esta información en un único informe.

Tiene tres objetivos:

• La disposición de los registros que han completado su período de retención
• El almacenamiento de los registros que deben mantenerse temporalmente, después de que ya no son necesarios para el negocio actual
• La conservación de los documentos que sean de valor a largo plazo o histórico

En la práctica el programa tiene fechas que van desde unos meses a la retención permanente, como se indica en la sección relativa a los plazos de retención.

Los ejemplos prácticos de los períodos de retención requerido en la EA (Enseñanza Complementaria) y el Excmo por la ley y la regulación legal se encuentra en 'El Estudio del Ciclo de Vida- Documentos: La Función IES y el modelo de actividad'.

Un ejemplo de sólo un área pequeña en una institución SE (Enseñanza Superior) es el siguiente:

Este ejemplo está tomado del proyecto del CSAC Evaluación de los registros de los Estudiantes en la Universidad de Northumbria.

La Evaluación de los Riesgos

Habrá un número de registros importantes para los que no parecen estar sin período clara de años para que el registro tenga que ser mantenido.

Hay dos maneras de lidiar con este problema.

• Realizar un análisis del riesgo con la probabilidad de que el registro se necesita, contra el riesgo de que el costo para la institución del registro no sea recuperable. Luego del período de retención se determinará sobre la base del riesgo razonable. En términos generales la demanda habla de cualquier clase de registros que tienden a seguir un patrón similar, que si se trazan en un gráfico que tiende a tener el siguiente aspecto:
  
  

Habrá un punto en el que cae la demanda de utilización por debajo del umbral definido, que puede ser fijado por la institución. La decisión puede ser tomada sobre la base de la probabilidad del recuerdo frente a las consecuencias de no poder presentar el registro.

La segunda opción es marcar todo el material que no se puede dar en un período de retención definitivo con una 1 ª y 2 ª fecha de revisión. Normalmente, estos podrían ser fijados en 3 y 6 años, o 5 y 10 años. La segunda revisión debe ser el punto en el que es posible determinar si es necesario mantener los registros de forma permanente, es decir, más de 30 años, o sea que ahora podría ser destruido.

Como punto general de buenas prácticas es probable que sea conveniente tener un sistema que, cuando hay un período de retención claro se disponga del registro de la consulta sin más.

La mayoría de los proyectos anteriormente citados del CSAC contienen información detallada sobre los períodos de retención, por lo general toman del Estudio del Ciclo de Vida de los Registros como el punto de partida.

Un ejemplo de una función de planificación y estrategia de una gran Universidad se puede encontrar en Un ciclo de vida de los registros de las funciones de planificación y estrategia.

Otro ejemplo, en relación a los registros de los empleados se pueden encontrar en el CSAC.

La única excepción a esta regla sería una nueva legislación, si se aplicase de forma retroactiva, lo que efectivamente alteraría el período de retención. Por esta razón, es sensible el elegir un sistema de la gestión de los registros, o el desarrollo de uno en el  Home, para permitir cambios globales en este campo de datos.

Donde el material tiene que ser revisado después de un período de años que es sensible a consultar. La experiencia sugiere que sea prudente con las personas consultadas. El "por si acaso" en la mentalidad es normal. Un criterio que debe considerarse es la frecuencia con que el registro ha sido recuperado y si existe algún patrón definible.

Registro Civil

Los registros vitales son los documentos esenciales para el funcionamiento de un colegio o Universidad. Ellos son los registros que protegen los intereses y derechos de la institución, su personal, a los estudiantes y otras partes importantes interesadas. Como cuestión, por supuesto, es probable que incluya información de ejercicio en curso, los registros relacionados con los estudiantes actuales y las relativas a las prestaciones del personal, seguros, derechos de pensión, la prueba de propiedad, los procedimientos judiciales y las decisiones.

Con muy pocas excepciones de registro civil deben ser duplicados y se deben almacenar lejos de las áreas donde los originales se están utilizando. Si estos toman la forma de los registros computarizados, entonces deberían ser actualizados periódicamente, como parte del proceso normal de back-up y se almacenan fuera de las zonas principales del tratamiento y la red.

Algunos registros civiles se identificarán como parte de la auditoría de información, pero en realidad requiere de un programa distinto para que los elementos en conjunto en su totalidad. Los objetivos son:

• Para definir los registros vitales
• Para garantizar la Alta Dirección de buy-in
• Identificar los peligros potenciales
• Designar los métodos de protección adecuados
• Seleccionar los lugares de almacenamiento y los métodos apropiados
• Desarrollar procedimientos de operación
• Herramienta de prueba de los procedimientos del programa

Recuperación de Desastres

Este es un tema distintivo y de gran escala en su propio derecho. En esencia se trata de la planificación previa para recuperar la actividad de la entidad en su totalidad o en parte, si sucede lo peor, ya sea incendio, inundación, accidente, bomba o cualquier otra situación de peligro. La tarea principal es preparar un plan de recuperación del desastre y pruébese. Por lo general, un ejercicio en la institución, que consiste en los conocimientos técnicos de los edificios, sistemas y controles, así como en la gestión de documentos. No es un ejercicio aislado, sino que tiene que ser actualizado regularmente. Es probable que el administrador de los registros sea un miembro del equipo de recuperación de núcleos, pero sería raro que esta persona tenga la responsabilidad de todo el plan.

La destrucción controlada

Los registros que han completado su período de retención deben ser enviados para su destrucción. Desde un punto de la gestión de vista es mejor no dar a los creadores de los registros de una segunda oportunidad para revisar las cesiones a menos que:

• Se ha producido un cambio en la ley o en la institución que requiere una nueva mirada en el período de retención
• Hay incertidumbre
• No es una re-evaluación del potencial de la importancia a largo plazo o una clase particular de los registros.

Cuando el asunto es claro debe ser un procedimiento automático:

• Es necesario llevar un registro de todos los registros de las cesiones. Se trata de una pista de auditoría esencial.
• Todos los registros deben ser desechados de forma adecuada. En el caso de los registros en papel sensible o confidencial, esto debe significar la trituración o la fabricación de pasta. En el caso del microfilm esto significa moler, y en el caso de datos electrónicos que garantice  que no se pueden recuperar.
• Cada vez más la eliminación de residuos se cubre con las normas sobre el medio ambiente y la eliminación de todas las prácticas debe ser compatible con estas.

Es muy importante la lista de registros enviados para su destrucción y que se mantenga (el calendario de eliminación). Bajo el régimen de libertad de la información es la prueba definitiva de que la eliminación de registros se lleva a cabo de manera controlada. Como principio general, es razonable que el administrador de los registros, o quien se designe para controlar el proceso, de cerrar la sesión y la fecha del programa de destrucción, como prueba de que los registros ya no están en la institución. Una copia de la factura de la empresa de residuos puede ser conectada a la programación para mostrar de manera concluyente que la destrucción ha tenido lugar.

Aplicación y revisión

Las fases del cuarto y quinto proceso de la gestión de documentos pueden ser consideradas en conjunto.

Sí, como hemos sugerido en la auditoría de la información, en el análisis funcional y en la programación de retención, han sido tratados como un proyecto o una serie de proyectos, que es importante tanto para implementar las nuevas políticas y los procedimientos, y en el examen mismo del tiempo lo que se ha logrado. La razón para que corran los dos juntos es que la autoridades adicionales que serán necesarias para poner en práctica las conclusiones del proceso será el resultado de una aceptación formal de sus conclusiones por la alta dirección de su institución.

También es importante señalar la labor realizada hasta ahora a una conclusión formal. El informe podrá contener recomendaciones sobre el trabajo que aún queda por hacer y posibles programas futuros. Pero es importante para obtener un informe final (con todos sus defectos) y firmado.
Básicamente, la revisión debe mirar a los objetivos iniciales, y comprobar si son los resultados reales. En un mundo ideal, estos deben coincidir exactamente. En la práctica esto no suele ser así.

Las preguntas clave que hay que abordar son:

• ¿Qué es el proceso de administración de los registros de trabajo?
• ¿Es necesario modificar, ya sea a nivel práctico o de política?
• Lo que aún queda por hacer
• ¿Cuáles son las áreas problemáticas?
• ¿Estamos desarrollando sistemas que son totalmente compatibles?

Si los interesados han sido informados del progreso como lo de hecho sucede, no debe haber sorpresas en esta etapa, y, o bien todos los riesgos potenciales han sido identificados y mitigados o los riesgos específicos se han observado y aislado para su consideración especial.

Para concluir

Todo el negocio de gestión de los registros se puede demostrar que se sienta dentro del proceso más amplio del ciclo de vida de los registros, y esto puede ser mostrado gráficamente. Es importante que las conclusiones de la alimentación de la gestión de los registros en las políticas y los procedimientos, y, posiblemente, en los procesos de los negocios que crean nuevos registros.

El negocio de la gestión de los registros debe ser visto como una parte integral de la mejora de procesos, que si se logra se producen avances significativos y mensurables en la eficiencia.

La administración de registros de las demandas de una amplia gama de habilidades para afrontar con éxito todas las situaciones. Nadie es igual de experto en cada área. La clave es saber dónde buscar información adicional de formación, o ayuda. He dicho lo suficiente para darse cuenta de que los administradores de registros, en general, están dispuestos a compartir su experiencia y sus consejos y con el fin del CSAC y en particular InfoRed CSAC está para proporcionar asesoramiento y orientación a las FE y a las instituciones.

Más información

La experiencia práctica a las que se puede hacer referencia

Durante el 2002-3 CSAC puso en marcha una serie de proyectos de investigación práctica en particular, en los aspectos de la gestión de los registros de los FE en el marco del Apoyo a los Documentos institucionales de gestión del programa. Varios de estos estudios han sido citados en los lugares adecuados en estos artículos.

Los siguientes son probablemente los de más de utilidad inmediata. Los informes completos se pueden encontrar en los siguientes enlaces:

Un marco flexible para la administración de los registros institucionales (AFFIRM)
Desarrollo de programas de gestión de los registros en IIF
El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de documentos FE
Gestión de los registros de empleados
El modelo de Plan de Acción en un contexto FE
Gales del Norte -registros -Consorcio de Gestión - Este fue un estudio del registro de mantenimiento de las prácticas en los departamentos de recursos humanos en la Universidad y el Colegio en el norte de Gales.
Gestión de los registros y correo electrónico
Registros de evaluación de Estudiantes
¿Qué es un expediente académico?

Otras fuentes de información y formación

La mejor manera de mantenerse al día con las preocupaciones actuales en materia de registros y gestión de la información es mirar la lista CSAC -se señala en la introducción de este artículo, y leer las revistas de las Sociedades profesionales adecuadas. Estas son:

Revista de la Sociedad de Archivistas (Sociedad de Archiveros, Reino Unido)

Administración de registros de la Sociedad Boletín (Sociedad de Gestión de Registros de Gran Bretaña)

Biblioteca Electrónica y Diario de Sistemas de Información y Documentos Diarios de
Gestión (ASLIB, Reino Unido)

Cada una de las Sociedades por encima imparte cursos cortos, generalmente 1-2 días en los aspectos particulares de la administración de los registros. La información sobre estos cursos está siempre disponible en la web adecuada in situ. Estos son:

Sociedad de Archivistas - www.archives.org.uk

Sociedad de la Gestión de Expedientes de Gran Bretaña - www.rms-gb.org.uk

ASLIB - www.aslib.com

Hay dos principales comerciales que han desarrollado cursos de enseñanza a distancia y que están disponibles en su totalidad o en forma de módulos individuales. Estos están: en la Universidad de Northumbria, en el Colegio Universitario de Gales, en Aberystwyth y en la Universidad de Dundee.

Con este artículo termino el tema sobre la Gestión de los Registros en las Bases de Datos, por parte de los TI en las empresas.

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